حل المشاكل بتنسيق A3. يعد تخطيط هوشين استمرارًا منطقيًا للإدارة بالأهداف وحل المشكلات بتنسيق A3

كتبت في مدونتي السابقة أنني استخدمت أداتين لتقليل عدد الحوادث الأمنية: صناعة هزيلة، لكنه لم يذكر أي منها.
لذلك، اسم هاتين الأداتين هو التفكير وتقييم المخاطر A3.
يتم استخدام تفكير A3 لحل مشكلة قائمة، في حالتنا بعد وقوع الحادث.
وعلى العكس من ذلك، يتم استخدام تقييم المخاطر لتقليل وإزالة المخاطر والمخاطر الموجودة أثناء العمل، والتي قد تؤدي لاحقًا إلى وقوع حوادث. يتم إجراء تقييمات المخاطر في كل مكان عمل دون استثناء.

01.A3 التفكير وتقييم المخاطر.

سنلقي نظرة اليوم على إحدى هاتين الأداتين، واسمهما الأصلي هو A3 Thinking.
يتم وضع "A3 Thinking" كأداة لحل المشكلات، والتي تعتمد على خوارزمية الإجراءات وفقًا لدورة PDCA (Plan-Do-Check-Act) المعروفة. تُعرف هذه الأداة في روسيا باسم تقرير A3.
يعتبر تقرير A3 أداة عالمية وغير معقدة وفعالة تستخدم في حل المشكلات.
تم تطوير الوثيقة على ورقة A3، ومن هنا جاء الاسم. بادئ ذي بدء، تم اختيار هذا التنسيق من أجل الاقتصار على ورقة واحدة عند حل المشكلات، والتعبير عن أفكار الفرد بشكل أكثر وضوحًا وإيجازًا، وليس إنشاء مجموعة من المستندات. ويتيح لنا هذا التقرير الفرصة لفهم المشكلة قبل أن نبدأ في حلها. مرة أخرى، يسمح لك هذا التنسيق بجمع كافة المعلومات حول المشكلة في ورقة واحدة، مما يسهل التصور وزيادة تعريف الموظفين. عادي النموذج القياسييحتوي التقرير A3 على المعلومات التالية:
- وصف المشكلة أو الحدث؛
- مكان الحدث؛
- إجراءات تقييدية فورية للقضاء على الانحرافات؛
- تحليل الأسباب؛
- خطة عمل؛
- الإجراءات التصحيحية؛
- التأكيد/التوحيد.

02. هيكل تقرير A3

يحتوي الجزء الأيسر من التقرير على معلومات حول المشكلة، والجزء الأيمن - حلها وإجراءاتنا الإضافية لتوحيد التكرار وتطويره والقضاء عليه.

03.PDCA

هل تستخدم تقرير A3 في عملك؟
إذا لم يكن الأمر كذلك بعد، فإنني أوصيك بدراسة وتنفيذ هذه الأداة الفعالة لحل المشكلات.
في المدونة التالية سأتحدث عن الأداة - تقييم المخاطر.

يعد تقرير A3 (تقرير بتنسيق A3) أداة لعرض المعلومات بشكل مرئي. تم استخدام التقرير لأول مرة في شركة تويوتا كأداة لحل المشكلات. كانت المهمة هي وضع جميع المعلومات الضرورية حول تحليل المشكلة وحلها على وجه واحد من ورقة A3 (11 × 17 بوصة). تم اختيار حجم الورقة هذا لأنها كانت أكبر ورقة يمكن إرسالها بالفاكس. تبين أن تنسيق التقرير كان ناجحا؛ وفي الوقت نفسه، كان ثراء المعلومات ووضوحها يرضي تماما متطلبات المديرين. الشركة مقتنعة بأنه يمكن التعبير عن المزيد بأقل من ذلك. انتشر التقرير على نطاق واسع وبدأ استخدامه لأغراض مختلفة:

• لتقديم المشكلة وتحليلها وحلها؛
• أوصاف العمليات التجارية؛
• عرض الميزانية والخطة؛
• العروض التقديمية للمشروع، وعمل مجموعات كايزن، ودوائر الجودة، وما إلى ذلك.

يجسد التقرير A3 عملية اتخاذ القرار في شركة Toyota، والتي تعتمد على دورة PDCA. أي أن المهم في التقرير ليس الشكل نفسه، بل التسلسل ومنطق التجميع والقراءة. تظهر العلاقة بين أقسام التقرير ومراحل الدورة في الشكل 1.

المخطط 1. دورة PDCA في تقرير A3

يتم إنشاء التقرير مع العمل الذي يصفه. وبالتالي فإن العمل على التقرير طويل ومضني. عادةً ما يخضع التقرير للعديد من التغييرات، والغرض منها هو ترك المعلومات الأكثر أهمية والمرئية فقط في التقرير. ويستهدف التقرير بأكمله صناع القرار - مديري الشركات وأصحاب الأعمال وأعضاء اللجنة الخاصة.

يختلف تقرير AZ بشكل أساسي عن التقارير والمذكرات الورقية التقليدية الأخرى. يتضمن تقرير AZ المناقشة والتفكير ويوضح ما تم القيام به وكيف. عادةً ما يتم إنشاء مذكرة أو تقرير رسمي بالمعنى الكلاسيكي لغرض واحد - للحصول على الحالة "موافق عليه" وتوقيع المدير، ثم الانتقال إلى المجلد والأرشيف. بالإضافة إلى ذلك، يسمح لك الحد الأقصى لحجم التقرير A3 بالتأكد من أن المؤلف قد ترك المعلومات الأكثر أهمية فقط.

تقرير A3 للأحداث العجاف في سبيربنك

تقرير A3 في إحدى شركات النوافذ.

مجلس رؤساء العمال - لماذا تعتبر مثل هذه المنظمة ضرورية؟ تبين الممارسة أن المشاركين في مثل هذه الاجتماعات لديهم الفرصة لمناقشة المشاكل الملحة، بما في ذلك مع مديري المصانع والمتخصصين، لتبادل الخبرات، وهذا ليس سوى جزء صغير من جميع الوظائف التي يعهد بها المجلس.

كان تلخيص نتائج هذا الربع، والتدريب العملي، وتبادل الخبرات هي المواضيع الرئيسية لمجلس رؤساء العمال، الذي انعقد في 21 أبريل في مؤسستنا.

تحدث القائم بأعمال نائب رئيس إنتاج التجميعات الميكانيكية، إيفجيني أوفتشينيكوف، عن العمل للحفاظ على برنامج "تنسيق A3" والترويج له في قسمه:

- بصيغة A3 يتم النظر في قضايا المشكلة القائمة وحالتها الراهنة وطرق حلها مع الإشارة إلى المواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين عن التنفيذ. كل شيء بسيط للغاية - الحد الأدنى من الإجراءات الشكلية والحد الأقصى من الموضوعية.

يتضمن تنسيق A3 أبسط الأشياء التي قد لا يتم تضمينها في مقترحات الابتكار أو الاستثمار، ولكنها يمكن أن تكون مفيدة جدًا في مكان العمل. في ورشة العمل لدينا نستخدم هذه الطريقة لحل المشكلة. نعقد اجتماعات جماعية ونناقش المشاكل القائمة ونعمل على إيجاد جميع الحلول الممكنة. ونحن قادرون على العثور على الأسباب والقضاء على حدوثها.

يجب تنفيذ هذه العملية في الإنتاج، فهي تساعد الموظفين على الاستماع إلى بعضهم البعض، وتقديم أفكارهم، والتي تعمل بشكل عام على تحسين عملنا.

تجدر الإشارة إلى أن جميع رؤساء العمال الحاضرين تقريبًا لديهم بالفعل المعرفة والمهارات في تصميم تنسيق A3. يساعد استخدام هذا البرنامج على اكتشاف المشكلات الناشئة وحلها عملية الإنتاجلذلك، إذا لزم الأمر، ينبغي استخدامه في الأقسام.

لكن الدرس العملي كان حول موضوع "إدارة العواطف". العواطف ترافقنا في كل مكان. ومع ذلك، لا يعرف الجميع كيفية إدارتها وكبح الانفعالات الإيجابية والسلبية. لقد أصبح هذا التدريب مفيدًا جدًا لرؤساء العمال - المديرين المباشرين، لأنه نظرًا لخط عملهم، يتعين عليهم العمل باستمرار مع الأشخاص. أخبرت أخصائية الموارد البشرية سفيتلانا ميخاليتسينا الحاضرين كيف يمكنهم إدارة عواطفهم وأظهرت هذه المهارة. ودرس عملي، كان المشاركون فيه رؤساء عمال ورشة التجميع الميكانيكية: ألكساندر بونوماريف، إيفغينيا كاماشيفا، كيريل بانجيرت، ساعدوا في توحيد المواد المدروسة.

مثل هذه التدريبات لا تعلمك فقط كيفية التحكم في حالتك العاطفية في العمل والحياة، وتكون أكثر تسامحًا، وتقلل من السلبية، ولكنها تساعدك أيضًا على الاتحاد كفريق واحد. التدريب العملي هو واحد من أفضل الطرقاكتساب مثل هذه المهارة. وتذكر: العاطفة هي القوة الرئيسية للإنسان!

وفي نهاية اللقاء تم تلخيص النتائج المؤقتة للمنافسة بين الفرق للربع الأول من العام الحالي. ونتيجة لذلك، فإن سفيتلانا أوتكينا، رئيس عمال الورشة رقم 4، هو الرائد بين ورش الإنتاج الرئيسية، وسيرجي سيدوروف، رئيس عمال غرفة المرجل، هو القائد بين الورش المساعدة.

ومن المقرر أن يعقد الاجتماع المقبل في 26 مايو. ومن المخطط أن يناقش أعضاء المجلس موضوعات حول تقديم وتنفيذ مقترحات كايزن وإجراء تدريب حول موضوع "تنمية الثقة بالنفس" ومن المقرر أيضًا أن يتحدث كبار المتخصصين في المؤسسة.

في شيان

على ملاحظة

تم إنشاء تنسيق A3 بواسطة شركة Toyota Motor Corporation في الستينيات وتمت تسميته على اسم حجم الورقة. استخدمته الشركة لتطوير نظام إنتاج تويوتا الشهير (TPS). وبعد ذلك تحولت هذه الطريقة إلى خوارزمية قياسية لحل المشكلات الناشئة وتقديم المقترحات وتخطيط وتقييم تقدم العملية. يتم تضمين تنسيق A3 في مجموعة التحكم القياسية الأكبر المؤسسات الصناعيةالمستوى العالمي.

سيوضح هذا المنشور أداتين تستخدمهما تويوتا بنشاط في عملية حل المشكلات اليومية: Kaizen وA3. أود أن ألفت انتباه القارئ على الفور إلى حقيقة أننا سنتحدث على وجه التحديد عن الأدوات التطبيقية (التقارير أو التنسيقات التي يحل بها الموظفون المشكلات)، وليس عن فلسفة التحسين المستمر للعملية أو منهجية التصنيع الخالي من الهدر بشكل عام.

يمكنك معرفة ما هو تقرير Kaizen Blitz في القسم > >. يمكنك أيضًا العثور على موقعنا الإلكتروني على عدة أمثلة لتقارير A3. للقيام بذلك، انظر إلى القسم > >. نماذج التقارير والمواد التدريبية المقابلة متاحة لك أيضًا. استخدم البحث للعثور عليهم إذا لزم الأمر.

لذا، لنبدأ بتقرير أكمله أحد المشاركين في تدريب التخلص من النفايات:

نتيجة لإعادة توزيع مسؤوليات العمل، كان من الممكن زيادة إنتاجية العمل بنسبة 50٪، وتقليل وقت معالجة الجزء بنسبة 40٪ تقريبًا وتقليل التكاليف بشكل كبير (أو بالأحرى زيادة الأرباح).

من يستطيع أن يجادل بأن هذا المشروع لا يستحق الاهتمام والثناء؟

ومن حيث النتائج التي تم الحصول عليها، فهذا يعد تحسنا كبيرا. "الحركة نحو الأفضل" أو "كايزن" كما يقول اليابانيون. ولكن هل الشريحة الأخيرة من التقرير هي حقًا مشروع كايزن الخاطف؟

إذا نظرت فقط إلى الشريحة الأخيرة، فلن تفهم:

• المشكلة (كيف نعرف أن أوقات تنفيذ الطلب تعتمد بشكل مباشر على حركة المشغلين إلى نقاط التوزيع؟)؛
• التدابير المتخذة (لماذا نسمي استخدام الموارد الإضافية للموزعين تحسنا؟)؛
• النتائج (من أين تأتي 50% من الإنتاجية؟).

ومن الواضح تمامًا أنه بدون المعلومات التي قدمها قائد المشروع في الشرائح السابقة، يصبح التقرير بلا معنى. ما يجب القيام به؟

يمكنك استخدام التقرير "كما هو": 4 شرائح (ليس عارًا على كايزن جيد)، ولكن سيتمكن الموظفون من التمرير خلال التقرير بأكمله. يمكنك استخدام الشريحة الأخيرة فقط، على أمل أن يجد الموظفون المهتمون قائد المشروع بأنفسهم ويسألون عن التفاصيل التي تهمهم...

تمارس شركة تويوتا تنسيقات من صفحة واحدة دون الاعتماد على الموظفين لتصفح التقارير أو البحث عن زملاء لطرح الأسئلة. إذا كانت المعلومات لا تتناسب مع A4، فلماذا لا تأخذ A3؟

فيما يلي مثال لأحد مشاريع A3 التي يمكنك العثور عليها على موقعنا:

وكما ترون فقد كانت هناك مساحة كافية لوصف المشكلة وشرح الوضع الحالي وتحليلها وشرح مفصل لحساب الأثر الاقتصادي.

كما قال أحد زملائي: لقد بدأت كايزن، لم تكن هناك مساحة كافية - تفتح A3 وتستمر... لم تكن هناك مساحة كافية؟ حسنًا، تابع بتنسيق DMAIC)))

تحميل الملف:

قم بتنزيل الملف على GOOGLE.DISK

قم بتنزيل الملف على YANDEX.DISK

معلومات عامة حول تنسيق A3

أبعاد التنسيق 420 × 297. يُستخدم التنسيق لرسومات منتجات البناء والهياكل والرسوم البيانية المختلفة والخطط والأقسام وما إلى ذلك. التنسيق مناسب للطباعة، لأنه... تُباع أوراق A3 في عبوات وليس هناك حاجة لاستخدام اللفات. لا يلزم قطع الأوراق. من الملائم تمامًا دمج الألبومات والمجلدات، وكذلك استخدام مشروع من أوراق بهذا التنسيق. من الممكن النسخ والمسح الضوئي بتنسيق A3 على آلة ناسخة وماسحة ضوئية بالتنسيق المناسب، مما لا يسبب صعوبات، لأنه هذه المعدات منتشرة على نطاق واسع.

تخزين A3

يتم تخزين تنسيق A3 وفقًا لـ GOST 2.501-2013.

د.1 يجب طي أوراق الرسومات بكافة أشكالها أولاً على طول الخطوط المتعامدة (الطولية) مع النقش الرئيسي، ثم على طول الخطوط المتوازية (العرضية) مع النقش الرئيسي.

د.2 يجب أن تحتوي أوراق الرسومات بعد الطي على نقش رئيسي على الجانب الأمامي من الورقة المطوية.

د.3 يتم طي أوراق الرسومات بالتسلسل الموضح في الجدولين د.1 ود.2، مع وجود أرقام على خطوط الطي.

D.4 يتم إنشاء الأنواع التالية من الطي:

— في المجلدات وفقًا للجدول د.١؛

- للخياطة المباشرة - طبقاً للجدول د.2.