Ilustrovani vodič o kadrovskom računovodstvu i kancelarijskom radu. Lična kartica zaposlenih: pravila skladištenja Kako pravilno čuvati lične kartice zaposlenih

Lična karta (obrazac br. T-2) popunjava se za zaposlene svih kategorija, uključujući privremene i sezonske radnike, zaposlene na određeno i nepuno radno vrijeme. Lična karta je glavni dokument kadrovskog računovodstva.

Obavlja se tokom čitavog perioda radne aktivnosti zaposlenog kod ovog poslodavca, počevši od prijema u radni odnos, a zatvara se tek po otpuštanju. Za zaposlene na osnovu građanskopravnih ugovora, lične karte se ne vode.

Lična karta broj T-2 spada u grupu obaveznih kadrovskih dokumenata. Obrazac lične karte je jedinstven i odnosi se na sistem primarne knjigovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja, odobren Rezolucijom br.

Značaj lične karte je u tome što je u slučaju gubitka radne knjižice ona jedini dokument koji direktno potvrđuje radno iskustvo zaposlenog.

Ne brkajte ličnu kartu br. T-2 sa dokumentima kao što su, na primjer, lični kartonski list ili upitnik koji su dio ličnog dosijea. Ove dokumente popunjava sam zaposleni, sastavljaju ih u bilo kom obliku i mogu izostati ako poslodavac nema odobrenu proceduru za obradu ličnih dosijea. Ličnu kartu popunjava samo specijalista kadrovske službe na osnovu naloga (uputstva) za prijem u radni odnos (obrazac br. T-1 ili br. T-1a).

Lične karte zaposlenih čuvaju se u kadrovskoj službi preduzeća u zaključanom ormariću, što isključuje slobodan pristup zaposlenima preduzeća i neovlašćenim licima.

Lične karte zaposlenih uz pomoć separatora sistematizovane su po strukturnim podjelama, a unutra - abecedno po prezimenima do trećeg slova prezimena.

Lične karte otpuštenih se oduzimaju i posebno čuvaju. Raspoređeni su po godinama otpuštanja, a unutra - takođe po abecednom redu. Period skladištenja ličnih kartica otpuštenih u kadrovskoj službi preduzeća je godinu dana (dozvoljeno je do tri godine), zatim se kartice prenose na čuvanje u arhivu preduzeća.

Lična karta zaposlenog je izrađena na obrascu 2A4 u jednom primjerku i ima OKUD šifru 0301002. Ovaj dokument se čuva 75 godina odvojeno od ličnih dosijea, pa je za njegovu izradu preporučljivo koristiti omotni papir (tanki karton).

Prilikom izrade praznih proizvoda na osnovu jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, dozvoljeno je izvršiti izmjene u sljedećim dijelovima:

proširenje i sažimanje grafikona i linija, uzimajući u obzir važnost indikatora;
uključivanje dodatnih linija (uključujući i besplatne);
uključivanje labavih listova radi lakšeg postavljanja i obrade potrebnih informacija.

Nije dozvoljeno uklanjanje pojedinačnih podataka iz objedinjene forme. Nažalost, u Uputstvu za prijavu i popunjavanje obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobrenom navedenom Uredbom br. 1, stručnjaci nisu dali dovoljno objašnjenja za popunjavanje ličnih karata (osim odeljka II „Podaci o vojnoj evidenciji“). . Prilikom održavanja kartica preporučuje se rukovođenje industrijskim standardom OST 4.071.034-82 "Automatski sistemi upravljanja. Upravljanje osobljem. Sistem primarnih dokumenata za računovodstvo osoblja", koji je razvijen u skladu sa državnim standardima (GOST 6.13. 1-75, GOST 6.13.2-75, GOST 6.10.1-80).

Prilikom popunjavanja lične kartice koriste se podaci iz sljedećih dokumenata koje je zaposlenik dostavio prilikom prijave za posao (u skladu sa članom 65. Zakona o radu Ruske Federacije):

pasoši;
ispravu o stručnoj spremi, kvalifikaciji ili dostupnosti posebnih znanja - prilikom konkurisanja za posao koji zahtijeva posebna znanja ili posebnu obuku;
radna knjižica (za radnike sa nepunim radnim vremenom - kopije radne knjižice);
uvjerenje o osiguranju državnog penzijskog osiguranja;
potvrde o registraciji kod poreskog organa;
dokumenti o vojnoj evidenciji (za obveznike vojne obaveze).

Prilikom popunjavanja lične kartice koriste se i dodatni podaci koje zaposlenik prijavljuje o sebi.

Jedinstveni obrazac lične karte broj T-2 sastoji se od četiri lista i sadrži sljedeće dijelove:

I. "Opće informacije";
II.
Glasaj:

"Informacije o vojnoj registraciji";
III. „Zapošljavanje i premještanje na drugo radno mjesto“;
IV. "Atestacija";
V. "Profesionalni razvoj";
VI. "Profesionalna prekvalifikacija";
VII. "Nagrade (ohrabrenje), počasna zvanja";
VIII. "Odmor";
IX. "Socijalna davanja na koja zaposleni ima pravo u skladu sa zakonom";
X. "Dodatne informacije";
XI. „Osnov za otkaz ugovora o radu (otkaz)“.

Prilikom popunjavanja lične kartice ne preporučuje se korištenje simbola kao što je dvotačka ( : ), znak jednakosti ( = ), kosa crta ( / ), a njihova upotreba je zabranjena u zoni kodiranja. Prilikom popunjavanja obrasca, tekst zapisa (opisa) ne treba da ulazi u polje kodiranja; u suprotnom, obrazac se smatra oštećenim i mora se ponovo napisati tokom početnog popunjavanja dokumenta.

Ako u opisnom dijelu podataka lične karte nema dijela upisa ili su odgovori na pitanja negativni, kodirani dio ovog detalja ostaje prazan. Kako bi se osigurala mogućnost izmjene podataka o zaposleniku, zabranjeno je stavljati crtice u prazne redove ili kolone.

Početno popunjavanje lične karte može se izvršiti na različite načine (na računaru, na pisaćoj mašini, ručno). Naknadni upisi se vrše na pisaćoj mašini ili ručno, s obzirom da zaposleni mora biti upoznat sa svakim upisom uz račun, a svaki put je nemoguće ponovo odštampati Obrazac br. T-2. Istovremeno, održavanje elektronskih kopija lične kartice značajno smanjuje troškove rada pri sastavljanju različitih izvještaja.

Za kompletno i sveobuhvatno računovodstvo osoblja u organizacijama koriste se lične karte zaposlenih. Na osnovu njih se formira dosije osoblja. U zavisnosti od broja zaposlenih, kartice se postavljaju u kartoteku po abecednom redu ili po strukturnim podelama. Kao obrazac koristi se jedinstveni obrazac broj T-2 koji odražava sve potrebne podatke o identitetu zaposlenog i njegovoj radnoj aktivnosti. Obrazac se sastoji od 4 stranice koje sadrže tematske blokove. Prva i druga stranica sadrže opšte podatke o zaposleniku i popunjavaju se prilikom prijema u radni odnos; treći i četvrti - popunjavaju se u toku rada.

Prema Uredbi Državnog komiteta za statistiku Rusije od 05.01.2004.

Lični dosije zaposlenika i T2 kartica nakon otpuštanja

br. 1, vođenje ličnih karata zaposlenih je obavezno za organizacije. Ova obaveza se ne odnosi na poduzetnike, ali oni također imaju pravo da ih sprovode (jer je u nekim slučajevima čak i korisna, na primjer, za potrebe upravljanja).

Popunjavanje obrasca lične kartice

Proces popunjavanja i održavanja kartica u potpunosti je odgovornost kadrovskog odjela organizacije. Do danas postoji mnogo programa koji ovaj proces čine jednostavnim i praktičnim.

Zakonodavstvo ne propisuje striktno u kom trenutku zaposleniku treba izdati karticu. Najbolja opcija je odmah nakon izdavanja naloga za prijem na njega. To je zbog činjenice da upis u radnu knjižicu o njegovom prijemu mora istovremeno biti dupliran u njegovoj ličnoj kartici.

Za sastavljanje i popunjavanje kartice koriste se sljedeća dokumenta: ugovor o radu zaključen sa zaposlenim; Redoslijed prijema na posao; pasoš; historija zapošljavanja; uvjerenje o osiguranju državnog penzijskog osiguranja; za vojno obveznike i lica koja podliježu regrutaciji na vojnu službu, vojnu evidenciju; dokumente o obrazovanju, kvalifikacijama ili dostupnosti posebnih znanja; informacije koje je zaposlenik dao o sebi (na primjer, u autobiografiji).

U nekim slučajevima, ovisno o specifičnostima posla, poslodavac može zatražiti od osobe koja se prijavljuje za rad dodatne dokumente predviđene važećim zakonodavstvom Ruske Federacije.

Prilikom popunjavanja obrasca br. T-2 potrebno je navesti šifre, prema sveruskim klasifikatorima: informacije o stanovništvu (OKIN), specijalnostima po obrazovanju (OKSO), zanimanjima radnika, pozicijama zaposlenih i tarifi kategorije (OKPDTR).

Razmotrimo detaljnije samo neke od tačaka jedinstvenog obrasca br. T-2 koje mogu izazvati pitanja prilikom popunjavanja.

Na naslovnoj strani, u koloni "Abeceda", navodi se prvo slovo prezimena zaposlenog.

Odjeljak 1. Opće informacije
Tačka 5. "Poznavanje stranog jezika" - predviđeni su sljedeći stepeni znanja jezika: "Govorim tečno", "Čitam i mogu se objasniti", "Čitam i prevodim pomoću rječnika".
Tačka 8. "Radno iskustvo" - označava radni staž obračunat na osnovu upisa u radnu knjižicu.

Odjeljak 2. Podaci o vojnoj registraciji
Kada ako je zaposleni rezervni oficir, podaci za ovu sekciju su preuzeti iz vojne iskaznice:
Tačka 1. "Kategorija rezervnog sastava" - u ovom stavu se ne označavaju rezervni oficiri.
Tačka 3. "Sastav (profil)" - upisuje se puni naziv sastava (bez skraćenica) u skladu sa tačkom 7. "Naziv profila" treće strane vojne karte.
Tačka 4. „Potpuna kodna oznaka VUS-a” – upisuje se puna šifra vojne evidencije specijalnosti, u skladu sa stavom b „VUS br.” na trećoj strani vojne knjižice).
Tačka 5. "Kategorija vojne sposobnosti" - popunjava se na osnovu upisa tačke 15. "Podaci o ljekarskim pregledima" na strani 10-13 vojne knjižice. Kategorije imaju sljedeće slovne oznake: A - sposoban za vojnu službu, B - sposoban za vojnu službu sa manjim ograničenjima, C - ograničeno sposoban za vojnu službu, D - privremeno nesposoban za vojnu službu. Ako kategorija valjanosti nije naznačena na vojnoj knjižici, onda se kategorija "A" stavlja u stav 2. odjeljka lične karte.
Stav 7. "Prijavljen je u vojsci:" (svi podaci u stavu su iscrtani olovkom) - red "a" se popunjava ako postoji naredba o mobilizaciji ili pečat o izdavanju i povlačenju naredbe za mobilizaciju ( podatke iz stava 16. strane 14-21 vojne knjižice); red "b" se popunjava ako je radnik knjižen za organizaciju za period mobilizacije i za ratno vrijeme (serija i broj potvrde o odgodu, broj liste radnih mjesta i zanimanja i datum izdavanja odgode). od strane vojnog komesarijata upisuju se na karticu).

Kada, ako je zaposleni predmet zapošljavanja za vojnu službu, stavovi 1, 3, 4 i 7 odeljka 2 nisu ispunjeni.
Tačka 2. "Vojni čin" - stavlja se oznaka "podliježe regrutaciji".
Tačka 5. "Kategorija vojne sposobnosti" - upis se vrši na osnovu podataka iz "izvoda o registraciji" građanina (na strani 1. u rubrici 1. "Opšti podaci" nakon riječi "priznat") u obliku slovo odgovarajuće kategorije (A, B, C ili D).

Tačka 8 popunjava se ako je zaposleni navršio starosnu granicu za boravak u rezervnom sastavu ili je proglašen nesposobnim za vojnu službu iz zdravstvenih razloga. U ovom slučaju, u koloni piše "brisan iz vojne evidencije zbog starosti" ili "brisan iz vojne evidencije iz zdravstvenih razloga".

Odjeljak 3. Zapošljavanje, premještanje na drugi posao
Svi podaci se unose u rubriku na osnovu naloga (uputstva) za prijem u radni odnos, kao i naloga (uputstva) za premeštaj na drugo radno mesto i moraju biti dostavljeni zaposlenom uz njegov potpis.

Odjeljak 10 Dodatne informacije
Ovaj odjeljak može sadržavati informacije koje vam omogućavaju da vodite potpuniju evidenciju zaposlenih (na primjer: „ima vozačku dozvolu B kategorije“, „invalid II grupe“ itd.).
ličnu kartu zaposlenog

Kako i kada se popunjava T-2 kartica
Koje podatke treba da sadrži lična karta zaposlenog

Uzorak utvrđen zakonom, na osnovu kojeg se u bilo kom preduzeću vodi lična karta zaposlenog, je obrazac T-2. Od dokumenata u ovom obliku sastavlja se opšti dosije preduzeća. Može se sortirati po abecednom redu ili po strukturnim podjelama ako je organizacija dovoljno velika. Jedinstveni obrazac T-2 sadrži sve podatke o zaposleniku i djelatnostima koje obavlja. Dokument se vodi na četiri stranice: prve dvije se popunjavaju kada je osoba zaposlena; treći i četvrti se popunjavaju kada je već zaposlen u preduzeću.

Organizacije treba da održavaju takav fajl. Pojedinačni poduzetnici ga možda ne vode, ali ponekad je i njima preporučljivo: lakše će voditi evidenciju i izvještavati regulatorna tijela. Upravljaju HR profesionalci.

Kako i kada se popunjava T-2 kartica

Kako ispravno popuniti takvu karticu možete vidjeti preuzimanjem uzorka popunjavanja obrasca T-2. Obrazac možete popuniti ručno, iako postoji mnogo softverskih rješenja koja automatiziraju proces. Najpogodnije je prve unose izvršiti odmah nakon izdavanja naloga za prijem radnika. Odgovarajući upis u radnu knjižicu se duplira u kartici.

Važan savjet poduzetnicima: nemojte gubiti vrijeme, čak ni na jednostavne rutinske poslove koji se mogu delegirati. Prebacite ih na slobodnjake na "Execute.ru".

Sve o izdavanju lične kartice f. T-2

Zagarantovan kvalitetan rad na vrijeme ili povrat novca. Cijene čak i za izradu web stranice počinju od 500 rubalja.

Za popunjavanje obrasca T-2 potrebno je prikupiti sljedeći paket dokumenata:

vojna knjižica ili potvrda o registraciji (za vojno obveznike);
pasoš zaposlenog;
potvrda kvalifikacija i posebnih znanja;
Redoslijed prijema na posao;
životopis ili CV (ako je dostupan);
uvjerenje o osiguranju zaposlenog;
historija zapošljavanja;
ugovor o radu.

Dodatna dokumenta se mogu tražiti na osnovu specifičnosti rada organizacije i internih akata.

U procesu popunjavanja, kodovi su naznačeni prema sveruskim klasifikatorima:

OKATO - mjesto stanovanja;
OKIN - podaci o stanovništvu;
OKPDTR - zanimanja radnika, pozicije i kategorije plata;
OKSO - specijalnost po obrazovanju.

Osim toga, važe sljedeća pravila:

Naziv organizacije mora biti naveden u potpunosti, u skladu sa osnivačkim dokumentima.
Broj platnog spiska zaposlenog može sadržati do šest cifara. Ne mijenja se tokom cijelog perioda rada - od zaposlenja do otkaza.
Navesti prirodu posla - trajni ili privremeni. Navedena je i vrsta posla - skraćeno ili glavno.
Lični podaci (prezime, ime i patronim) ispisuju se u potpunosti, a pol se označava slovom "M" ili "F".
Unos mjesta rođenja ne smije biti duži od 100 znakova. U ovom slučaju se koriste opšte prihvaćene skraćenice za označavanje tipova naselja.
Nacionalnost zaposlenog je naznačena bez skraćenica.
Ako postoje problemi sa formiranjem evidencije o obrazovanju, onda možete dodatno naznačiti broj završenih kurseva obrazovne ustanove, sačiniti evidenciju da ova edukacija nije završena ili navesti samo kompletnu koju zaposleni trenutno ima. Odluku o tome donosi kadrovska služba, na osnovu toga koliko su tačni i detaljni podaci o obrazovanju važni za organizaciju.

Koje podatke treba da sadrži lična karta zaposlenog

Popunjeni obrazac T-2 mora sadržavati sljedeće podatke:

Kolona "Abeceda" na naslovnoj strani mora sadržavati prvo slovo prezimena.
U odeljku „Opšte informacije“ se posebno navodi poznavanje stranog jezika (tečno poznavanje, sposobnost čitanja i objašnjavanja, čitanje i prevođenje pomoću rečnika) i radni staž (prema upisima u radnu knjižicu).
Odjeljak „Informacije o vojnoj registraciji“ sadrži podatke o zaposlenom da li je rezervni oficir ili podliježe regrutaciji (podaci iz vojne iskaznice). To su kategorija rezervnog sastava, sastav, šifra vojno-registraturne specijalnosti, kategorija podobnosti (A - sposoban, B - sposoban sa manjim ograničenjima, C - ograničena sposobnost, D - privremeno nesposoban), vojna evidencija (popunjena sa olovka), vojni čin (ako građanin podliježe služenju vojnog roka, vrši se odgovarajući upis). Osim toga, postoji klauzula o brisanju iz vojne evidencije (po godinama ili iz zdravstvenih razloga).
U rubrici „Zapošljavanje, premještaj na drugo radno mjesto“ evidentiraju se podaci na osnovu kojeg dokumenta je zaposlenik primljen na novo radno mjesto ili premješten na drugo radno mjesto (uposlenik sam mora potpisati ovu informaciju).
Odjeljak "Odmor" sadrži informacije o svim odmorima koji su dati osobi u skladu sa internim pravilima organizacije.
U odjeljku "Dodatne informacije" mogu se zabilježiti sve informacije koje su relevantne za aktivnosti koje osoba obavlja. Na primjer, to može biti kategorija invaliditeta, vozačka dozvola i tako dalje.

Možete preuzeti obrazac T-2 - ličnu kartu zaposlenog - i koristiti ga kao model za održavanje ormarića u vašoj organizaciji.

U tu svrhu je najpogodnije koristiti fascikle koje se zatvaraju ventilom, jer se ne preporučuje arhiviranje ličnih kartica, ne koriste se fascikle-fascikle. Na osnovu stava 1. čl. 17 Federalnog zakona br. 125-FZ od 22. oktobra 2004., svaka organizacija je obavezna da vodi arhivu dokumenata o osoblju zaposlenih. Prilikom prijenosa ličnih kartica u arhivu sastavlja se prijemna lista sa dodjelom broja, koji se sastoji od serijskog broja jedinice (kadrovska služba - 06), slovne šifre „l/s“, koja označava pripadnost kadrova i godina otpuštanja zaposlenih. Kako popuniti rubriku "Odmor" lične karte zaposlenog (obrazac br. T-2) Rokovi čuvanja ličnih kartica T-2 definisani su Listom tipičnih arhivskih dokumenata odobrenim Naredbom Ministarstva kulture Republike Srpske. Ruska Federacija br. 558 od 25. avgusta 2010. godine.

Rok trajanja ličnih kartica t-2

Pažnja

Forma kartice je unificirana i utvrđena zakonom Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije broj 26 od 06.04.2001.. Popunjavanje lične kartice radi se po narudžbi i uz sklapanje ugovora o radu. Čak i ako je zaposlenik zaposlen na određeno ili nepuno radno vrijeme u kadrovskoj službi preduzeća, uz lični dosije otvara se i kartica zaposlenika.

Lična kartica su svi podaci o zaposleniku, prikupljeni zajedno u komprimovanom obliku. U početku se u karticu unose svi podaci o zaposleniku, uključujući lične podatke, biografiju, obrazovanje, radni staž, vojnu evidenciju, broj osoblja, podatke o radnoj knjižici.

Prednalog.ru

Naravno, ne biste trebali rasuti lične karte zaposlenih po radnoj površini, kao da je otpalo jesenje lišće u gradskom parku ili u šumi. Lične karte treba čuvati u ormariću na zaključavanje ili u sefu. Strogo je zabranjeno ostavljati lične karte bez nadzora.

Pravilo je jednostavno: radili smo sa dokumentima i vraćali ih „pod ključem“. Lične karte se formiraju u slučajevima za godine otpuštanja zaposlenih. Zaposlenik je dao otkaz, zatvorio svoju karticu i stavio ga u kutiju.
Unutar kućišta, lične karte su raspoređene po abecednom redu. Godina je završena - fascikla „Lične karte otpuštenih radnika za 2017. godinu” prebačena je u arhivu. Lične karte se obično spajaju u sveske, iako neke čine svaku od njih svoju koricu.
Moguće je i tako, i tako. Nemoguće je samo povezati lične kartice u pakete i pohraniti ih u ovom obliku. Ovo je dugoročni dokument (50 godina, čl.

Čuvanje ličnih karata

Bitan

Lične karte obrasca broj T-2 vode svi poslodavci, bez obzira na oblik vlasništva, izuzev pojedinačnog preduzetnika koji može da drži kartice, ali to nije njegova odgovornost. Ovaj dokument se popunjava za sve zaposlene: na glavno i nepuno radno vrijeme, na određeno i sezonsko, osim za zaposlene koji rade po ugovorima iz građanskog prava. Kartica se smatra glavnim dokumentom za kadrovsko računovodstvo.

Lična karta se otvara od trenutka kada zaposlenik počne da radi (pri prijemu) do njegovog otpuštanja. Lične kartice su obavezni kadrovski dokumenti za evidentiranje rada i njegove isplate, odobreni Uredbom br. 1. Ako je zaposlenik izgubio radnu knjižicu, tada se njegovi podaci mogu vratiti samo na osnovu lične kartice, koja ukazuje na radno iskustvo zaposlenika.

Glasaj:

Želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku, jer: Obavještenje se šalje ... BCH Ruska Federacija, Samara #28 1. februar 2013., 16:02 Olga je napisala: I ja čuvam T2 kartice u LD i tako je zgodno za mene, t .to. kada napravite kopije dokumenata za LD (nalozi za odmor, transferi), to odmah označite u T2. Čitao sam dosta da T2 treba posebno čuvati, kada je došao ček kod CO, sve sam ih prebacio u poseban folder, ali na čeku je pisalo da se prema pravilniku o vođenju kadrovske evidencije u organizaciji T2 može čuvati u LD, nakon čega sam sav T2 prebacio nazad u LD.

Podržavam.

Kako pohraniti lične t2 kartice?

Shelen Rusija, Nižnji Novgorod #18 24. januara 2013., 21:11 Šarmantno! Želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku jer: Obavještenje se šalje... Ako ne možete promijeniti svijet, promijenite svoj stav prema njemu! Stanislav Jerzy Lec. MPB Rusija, Samara #19 25. januar 2013, 11:46 Hvala!Vrlo dobro.

sve je jasno rečeno. Ali! Ne vidim zločin da je T-2 uskladišten u LD, jer rok trajanja i ovih i drugih je 75 litara. Želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku jer: Obavještenje se šalje...

Imam 200 ljudi, od kojih su polovina sezonski radnici. Ja samo prihvatam i odbacujem stalno iste. I ja sjedim sam. Zaista ne daju asistenta.Podaci o standardu stanovništva su u posebnim preporukama.Ekonomisti imaju takav papir-ima 0,5-1 jedinica na 200 ljudi. kadrovski službenik. Ali ovo je fokusirano posebno na naše područje djelovanja.

Želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku, jer: Obavještenje se šalje... Tori Ruska Federacija #25 30. januar 2013., 5:58 sati. Želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku jer: Obavještenje se šalje...

Čuvanje T2 kartica u hotelu ili u ličnom dosijeu

Kako čuvati lične karte zaposlenih? Da li ih trebam evidentirati u ličnim dosijeima? Lične karte (obrazac T-2) pohranjuju se u poseban niz u slobodnom obliku, odnosno nisu međusobno povezane, ne pohranjuju se u lični dosije ili fasciklu matičara. Ali to ne znači da bi trebali biti slobodno dostupni - najbolje je ove dokumente smjestiti u sef ili ormarić s ključem. Sve kartice moraju biti sistematizovane po strukturnim podjelama, au okviru ove sistematizacije - po abecednom redu.

Nakon otpuštanja radnika, njegova kartica se povlači iz opšteg niza i stavlja u posebnu fasciklu „Lične karte zaposlenih (obrazac T-2) otpuštenih 200 ... godine“. Na kraju kalendarske godine, kartoni otpuštenih radnika moraju biti pripremljeni za arhiviranje - porub (uvezati) po abecednom redu. Standardni period čuvanja lične kartice je 75 godina nakon otpuštanja radnika* (1).

L.
Prije svega, treba napomenuti da se lična karta T-2 izdaje za sve zaposlene sa kojima je zaključen ugovor o radu. Lični dosije se otvara prema nahođenju organizacije i može biti odsutan (osim slučajeva predviđenih važećim zakonom). Lična karta T-2 se uvijek čuva odvojeno od ličnih dosijea, kako u toku radnog staža zaposlenog, tako i nakon njegovog otpuštanja.
Lične karte T-2 otpuštenih ne prilažu se ličnim dosijeima, već se formiraju u samostalan dosije (za proteklu kalendarsku godinu, abecednim redom po imenima otpuštenih). Ubuduće se u inventaru posebno navode lični dosijei i T-2 kartice otpuštenih, prema kojima se dokumenti predaju u arhiv organizacije.

Kako da pohranim lične karte zaposlenika u HR Budući da lične karte sadrže lične podatke o zaposlenima, morate ih pohraniti u sef ili ormarić koji se zaključava. Treba isključiti slobodan pristup osoblja ovim dokumentima. Lične karte zaposlenih uz pomoć separatora sistematizovane su po strukturnim podjelama, a iznutra - po abecednom redu.

Lične karte otpuštenih se oduzimaju i posebno čuvaju. Raspoređeni su po godinama otpuštanja, a unutra - takođe po abecednom redu. Period čuvanja ličnih karata otpuštenih radnika je 75 godina.

Želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku jer: Obavještenje se šalje...

Stoga u paragraf 4 unesite šifru:

1 ako je zaposleni državljanin Rusije;
2 ako ima dvojno državljanstvo i jedno od njih je rusko;
3 ako je novozaposleni državljanin strane države;
4, ako nema državljanstvo.

U stavu 5 potrebno je navesti stepen znanja stranih jezika, koristiti šifre:

1 ako zaposleni čita i prevodi pomoću rječnika;
2 ako zna da čita i govori tečno;
3, ako tečno govori strani jezik.

Stav 6 sadrži podatke o obrazovanju iu ovom slučaju se koriste OKIN šifre u zavisnosti od toga kada je obrazovanje stečeno - prije ili poslije 1. septembra 2013. godine. Za popunjavanje podataka o profesiji u odeljku I jedinstvenog obrasca T2 koristite kodifikator OKPDTR.

Da li je moguće čuvati lične karte u ličnim dosijeima zaposlenih?

Sve kartice moraju biti sistematizovane po strukturnim podjelama, au okviru ove sistematizacije - po abecednom redu. Nakon što je zaposlenik otpušten, njegova kartica se uklanja iz opšteg niza i stavlja u posebnu fasciklu „Lične kartice zaposlenih (obrazac T-2) otpuštene u 200 ...
godine." Na kraju kalendarske godine, kartoni otpuštenih radnika moraju biti pripremljeni za arhiviranje - porub (uvezati) po abecednom redu. Standardni period čuvanja lične kartice je 75 godina nakon otpuštanja radnika* (1). L.

Rok trajanja ličnih kartica t-2

Pažnja

kada napravite kopije dokumenata za LD (nalozi za odmor, transferi), to odmah označite u T2. Čitao sam dosta da T2 treba posebno čuvati, kada je došao ček kod CO, sve sam ih prebacio u poseban folder, ali na čeku je pisalo da se prema pravilniku o vođenju kadrovske evidencije u organizaciji T2 može čuvati u LD, nakon čega sam sav T2 prebacio nazad u LD.

Podržavam.

Prednalog.ru

Lični dosijei (izjave, kopije naredbi i izvoda iz njih, kopije ličnih dokumenata, kadrovske evidencije, upitnici, atestni listovi, itd.) (1): a) rukovodioci organizacije; članovi upravnih, izvršnih, kontrolnih organa organizacije; članovi (zamjenici) predstavničkih tijela Ruske Federacije, subjekata Ruske Federacije, lokalnih samouprava; zaposleni sa državnim i drugim zvanjima, nagradama, nagradama, diplomama i zvanjima b) zaposleni, uključujući državne civilne i opštinske službenike Post.** 75 s. EPC (1) Vrste dokumenata koji se nalaze u ličnim dosijeima određenih kategorija zaposlenih propisani su relevantnim zakonodavstvom. 658 Lične karte zaposlenih, uklj.
radnici na određeno vrijeme 75 l.

Glasaj:

Lična karta sadrži lične podatke zaposlenog (datum i mjesto rođenja, obrazovanje, mjesto stanovanja i sl.) i popunjava se prilikom stupanja na posao. U toku radne aktivnosti zaposlenog u ličnu kartu unose se podaci o njegovom imenovanju na radno mjesto, napredovanju, odmorima, otpuštanju.

Info

Ranije smo govorili o tome kako popuniti ličnu kartu zaposlenika u materijalu na linku. Prema paragrafu 658 naredbe Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558, lična karta zaposlenog mora se čuvati 75 godina.

Lične karte zaposlenih prenose se u arhivu tek nakon otpuštanja potonjeg iz određene organizacije. Dakle, možemo reći da zakonodavstvo ne utvrđuje posebnu proceduru za čuvanje ličnih karata zaposlenih. Stoga imate pravo da sami odredite gdje ćete pohraniti lične karte zaposlenih (tj.

Obrazac t-2: lična karta kao izvor podataka o zaposlenom

Prije svega, treba napomenuti da se lična karta T-2 izdaje za sve zaposlene sa kojima je zaključen ugovor o radu. Lični dosije se otvara prema nahođenju organizacije i može biti odsutan (osim slučajeva predviđenih važećim zakonom).
Lična karta T-2 se uvijek čuva odvojeno od ličnih dosijea, kako u toku radnog staža zaposlenog, tako i nakon njegovog otpuštanja. Lične karte T-2 otpuštenih ne prilažu se ličnim dosijeima, već se formiraju u samostalan dosije (za proteklu kalendarsku godinu, abecednim redom po imenima otpuštenih).

Ubuduće se u inventaru posebno navode lični dosijei i T-2 kartice otpuštenih, prema kojima se dokumenti predaju u arhiv organizacije.

Ali nije bilo zamerki.I pre nego sto sam radio u vecoj organizaciji tamo sam imao nekoliko ovakvih kutija na njima sam dodao i LICNE KARTE RABOTNIKOV-K LICNE KARTE RABOTNIKOVL-T i vi.dy. Želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku jer: Obavještenje se šalje...

Malina Ruska Federacija #23 Januar 26, 2013, 15:49 Imam sreće... ali imam osoblje od više od 500 ljudi i strašnu fluktuaciju... a ja sam samo jedan, i dali su mi samo pomoćnik (((ali generalno, kako saznati koliko se kadrovskih službenika oslanja na takav kadar želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku, jer: Obavještenje se šalje... Veliko hvala svim članovima forum za njihovu pomoć!!! (uopšte, kako saznati koliko se kadrovskih službenika oslanja na takav kadar? oh kakva noćna mora ..

Lična karta t 2 je pohranjena u ličnom dosijeu

Personal card
Lični dosije zaposlenog
Skladištenje dokumenata

Pitanje Imamo metalurško preduzeće sa 4.000 zaposlenih. Svi zaposleni imaju lične dosijee, koji se čuvaju po abecednom redu za svaku strukturnu jedinicu.

Lični karton sadrži i ličnu kartu zaposlenog (obrazac T-2). Čisto tehnički, tako je zgodno za pohranjivanje, jer je lična karta odštampana na običnom papiru, a ne na kartonu.

Istovremeno, znam da ih je nemoguće uneti u lični dosije (iako ne razumem zašto.) Koliko je ova situacija kritična Odgovor Odgovor na pitanje: Situacija nije kritična. Ali i dalje preporučujemo da lične kartice čuvate odvojeno.

Lične kartice se odnose na jedinstvene oblike dokumenata primarne računovodstvene dokumentacije za obračun rada i njegovog plaćanja.

Lična karta T-2 se čuva u ličnom dosijeu ili zasebno

Čak i ako je zaposlenik zaposlen na određeno ili nepuno radno vrijeme u kadrovskoj službi preduzeća, uz lični dosije otvara se i kartica zaposlenika. Lična kartica su svi podaci o zaposleniku, prikupljeni zajedno u komprimovanom obliku.

U početku se u karticu unose svi podaci o zaposleniku, uključujući lične podatke, biografiju, obrazovanje, radni staž, vojnu evidenciju, broj osoblja, podatke o radnoj knjižici.

Lična karta zaposlenog obrasca t-2 vodi se u ličnom dosijeu

Prilikom unosa podataka o radnom stažu u stavu 8, treba napomenuti da se više ne koristi koncept „neprekidno radno iskustvo“, pa ćete u ovoj ćeliji morati navesti ukupan staž osiguranja zaposlenog. Prilikom popunjavanja paragrafa 10, koji navodi sastav porodice, imajte na umu da je potrebno da navedete najbliže rođake, koji uključuju:

supruga ili muž;
djeca;
roditelji;
braća i sestre i polubraća i sestre;
staratelja ili lica u čijem odgoju je zaposleni bio ili jeste.

Rubrika "Podaci o vojnoj evidenciji" obrasca T2 U ovu rubriku, ukoliko je zaposleni obveznik vojnog roka, upisuju se podaci na osnovu njegove vojne knjižice ili privremene potvrde izdate umjesto vojne knjižice, kao i izdate potvrde. regrutima koji su državljani Ruske Federacije.

Lična karta obrazac t-2 se čuva u ličnom dosijeu ili ne u arhivi

Lične karte zaposlenih uz pomoć separatora sistematizovane su po strukturnim podjelama, a iznutra - po abecednom redu. Lične karte otpuštenih se oduzimaju i posebno čuvaju.

Raspoređeni su po godinama otpuštanja, a unutra - takođe po abecednom redu. Period čuvanja ličnih karata otpuštenih radnika je 75 godina.

Želim da skrenem pažnju moderatora na ovu poruku jer: Obavještenje se šalje...

Lični dosije zaposlenog je paket dokumenata koji sadrže lične podatke o zaposlenom, kao i informacije vezane za njegove aktivnosti u ovoj organizaciji.

Šta reguliše redosled njihovog ponašanja

Ne postoji direktna indikacija u zakonodavstvu da svaki poslodavac mora formirati lični dosije za zaposlenog. Stoga, menadžment organizacija ima pravo da samostalno odlučuje o ovom pitanju. Ali, istovremeno, zakon obavezuje izdavanje lične karte obrasca T-2 za svakog primljenog radnika.

Nakon što je 2013. godine ukinuta obavezna upotreba objedinjenih obrazaca, postoje sporovi oko obaveznog korišćenja kartice.

No, i pored ukidanja jedinstvenih obrazaca, u zakonodavstvu postoje naznake koje potvrđuju da je poslodavac dužan zadržati T-2 karticu. Naime, prema Pravilniku o vođenju radnih knjižica, poslodavac je dužan da podatke o radu unese u ličnu kartu zaposlenog.

Video - o vođenju ličnih dosijea zaposlenih:

Budući da zakon ne sadrži podatke o postupku vođenja ličnog dosijea zaposlenog, poslodavac ga sam mora utvrditi. Takav nalog treba da bude propisan u jednom ili više lokalnih regulatornih dokumenata organizacije. Na primjer, u uputama za kancelarijski rad.

Uputstvo za vođenje ličnih dosijea zaposlenih (LD) treba da reguliše sledeća pitanja:

koji dokumenti su uključeni u LD;
ko formira LD;
gde treba da se čuvaju fascikle sa ličnim podacima zaposlenih.

Ako nema uputstva o kancelarijskom radu, onda se postupak za vođenje ličnih dosijea može jednostavno odobriti posebnim nalogom za organizaciju.

Ako preduzeće ima kadrovsku službu ili kadrovskog službenika, onda je on zadužen za formiranje ličnog dosijea zaposlenih.

Lični dosije nastavlja da se formira tokom čitavog perioda rada osobe u ovoj organizaciji.

Formiranje ličnog dosijea zaposlenog

Budući da je lični dosije jedan od dokumenata vođenja kadrovske evidencije, prilikom njegovog sastavljanja potrebno je pridržavati se sljedećih pravila:

svi dokumenti sadržani u ličnom dosijeu moraju biti uredno sačinjeni i pravilno pričvršćeni;
dokumenti koji podrazumevaju unos podataka u njih (lična karta, nalozi i sl.) ne bi trebalo da sadrže ispravke i greške, ne mogu biti nacrti. Unosi u takve dokumente mogu se vršiti ručno ili kompjuterski;
LD, koji čuva kopije pojedinačnih dokumenata zaposlenog, kao što je ugovor o radu, mora biti pohranjen na mjestu nedostupnom neovlaštenom uvidu u dokumente sadržane u njemu.

Po pravilu, svi dokumenti u ličnom dosijeu se pohranjuju u fasciklu ili pohranjuju u fasciklu sa nizovima, a moraju biti poređani redoslijedom utvrđenim uputstvima.

Šta bi trebalo da bude u njemu

Lični dosije može uključivati sljedeće dokumente:

lični karton obrasca T-2, koji se upisuje za svakog zaposlenog, bez obzira da li se lični dosijei formiraju u preduzeću;
kopije ličnih dokumenata koje zaposleni daje prilikom konkurisanja za posao (pasoš, SNILS, PIB, diploma, vojna knjižica);
molba radnika za prijem u radni odnos;
jedan primjerak ugovora o radu i dodatnih ugovora uz njega;
kopiju naloga za zapošljavanje;
izjave i kopije naloga koji odražavaju kretanje zaposlenog unutar organizacije (promjena naziva radnog mjesta, premještaj, itd.);
dokumenti koji dokazuju pravo zaposlenog na obavljanje poslova koji su mu dodeljeni (vozačka dozvola, lekarska uverenja);
napomene o kaznama i nagradama koje je primio zaposleni;
kopiju rješenja o otkazu;
ostavku, ili drugi dokument koji je poslužio kao osnov za otkaz ugovora o radu.

Video - sastav ličnog dosijea:

Lična karta zaposlenog na obrascu T-2

Kao što je već pomenuto, lična karta je dokument koji se mora sastaviti za svakog zaposlenog.

Jedinstveni obrazac T-2 popunjava se prilikom prijema radnika i sadrži sve potrebne podatke:

sve lične podatke zaposlenog;
o obrazovanju zaposlenog;
o radnom stažu zaposlenog;
o rođacima;
o mjestu stanovanja;
o vojnoj registraciji;
o radu i njegovim promjenama;
informacije o usavršavanju ili obuci kod ovog poslodavca;
informacije o odmorima zaposlenih;
informacije o otkazu.

Odnosno, lična kartica sadrži gotovo sve informacije koje mogu biti korisne u toku rada kadrovskom službeniku ili računovodstvu. Stoga se mnogi poslodavci ograničavaju na održavanje ovog obrasca, u kojem su kopije dokumenata jednostavno priložene. Istovremeno, bez navođenja u internim dokumentima da je potrebno formirati lične dosijee u preduzeću i bez regulisanja postupka njihovog vođenja.

Video - kako popuniti ličnu kartu zaposlenog u T-2 obrascu:

To neće biti prekršaj, jer prilikom provjere obraćaju pažnju samo na prisustvo ispravno izvedene T-2 kartice.

Skladištenje

Lični dosije vodi odgovorni službenik koji ga formira i dopunjuje. Po pravilu, to radi kadrovski službenik.

Ako je vođenje ličnog dosijea regulisano lokalnim dokumentima, onda bi bilo korisno u njima navesti spisak službenika koji mogu imati pristup dokumentima LD. Jer zbog povjerljivosti dokumenata sadržanih u njemu, ne može biti slobodnog pristupa ličnom dosijeu.

Zato ih treba čuvati ili na sigurnom ili na drugom nepristupačnom mjestu.

Video - lična karta radnika T-2 - karton ili papir:

Šta raditi sa ličnim dosijeima otpuštenih radnika

Nakon što je zaposlenik otpušten, podaci o razlozima prestanka radnog odnosa (izjava i kopija naloga) unose se u njegov lični dosije, a sam dosije podliježe pohrani u arhivu organizacije.

Rok trajanja

Ne postoje određeni rokovi čuvanja ličnog dosijea, ali se obično šalje na čuvanje na period od 75 godina.

O takvom periodu skladištenja moguće je izvući zaključke na osnovu sljedećih odredbi:

lična karta zaposlenog mora se čuvati 75 godina;
sva dokumenta koja sadrže podatke o radnom iskustvu zaposlenog moraju se čuvati 75 godina.

Redoslijed prijenosa u arhivu

Prije slanja lične datoteke u arhivu na pohranu, ona mora biti pravilno izvršena:

Priložiti inventar svih dokumenata koji se nalaze u ličnom dosijeu, po redosledu kojim se nalaze. Inventar takođe pokazuje broj listova u predmetu;
ukloniti sve dokumente iz registratora i spajalica, stavljajući inventar na prvu stranicu.

Nakon toga, lični fajl se šalje u arhivu na skladištenje.

Koje su nijanse

Prilikom formiranja ličnih dosijea potrebno je uzeti u obzir sljedeće nijanse:

moraju se održavati za svakog zaposlenog sastavljenog na osnovu ugovora o radu, bez obzira na period njegovog rada;
ako isti zaposlenik radi u organizaciji na više radnih mjesta, odnosno prijavljen je po internom kombinovanom ugovoru, za svako radno mjesto otvara se lični dosije;
ako je zaposlenik otpušten, a zatim ga je ova organizacija ponovo zaposlila, onda se lični dosije mora ponovo otvoriti;
po pravilu, lični dosije sadrži kopije ličnih dokumenata (posebno pasoša sa fotografijom), tako da kadrovski službenik mora sa zaposlenim sastaviti sporazum o obradi ličnih podataka;

Video - oblik pristanka na obradu ličnih podataka:

zaposleni registrovani po ugovoru o građanskom pravu nemaju lični dosije.
radna knjižica se ne vodi u ličnom dosijeu, za nju je predviđen poseban postupak čuvanja. Ali možete u njega uključiti kopiju, posebno kada se radne knjižice čuvaju u višoj organizaciji, a lični dosijei se vode u posebnim odjeljenjima.

Zakonodavstvo o zaštiti ličnih podataka predviđa prilično stroge kazne za prekršaje - do krivične odgovornosti. Provjerite sami: postoje li dokumenti zabranjeni za čuvanje u ličnim dosijeima vaših zaposlenika?

U ličnom dosijeu zaposlenog mogu se nalaziti samo dokumenti (kopije) koji se odnose na njegov rad: o prijavi za posao, radu u preduzeću, napredovanju, otkazu ugovora o radu i sl.

Strogo je zabranjeno čuvati kopije pasoša, vojne iskaznice, vozačke dozvole, SNILS-a, diplome o obrazovanju, potvrde o vjenčanju ili razvodu, promjenu prezimena, rođenje djeteta. Ako su ti dokumenti zaista potrebni za radne svrhe, kao što je obračun naknada, budite spremni da to opravdate prilikom eventualne provjere. Dozvoljeno je čuvanje takvih dokumenata ili njihovih kopija ne duže od 30 dana.

Ovi zahtjevi se ne odnose na državne i općinske službenike. Za javni sektor razvijeni su posebni zahtjevi (Uredba predsjednika Ruske Federacije od 30. maja 2005. br. 609, Federalni zakon od 27. jula 2004. br. 79-FZ).

Za prekršaje predviđena je administrativna odgovornost - novčana kazna (klauzula 1, član 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije):

za pravna lica - od 30.000 do 50.000 rubalja;
za službenike - od 1.000 do 5.000 rubalja.

Sažetak

Lični dosije zaposlenog može se čuvati u preduzeću prema nahođenju poslodavca. Obavezno je voditi samo ličnu kartu obrasca T-2 za svakog primljenog radnika. Lična karta se vrlo često nalazi u ličnom dosijeu zaposlenog.

Video - ako ne u ličnom dosijeu, onda gdje pohraniti dokumente o zaposleniku:

Nakon otpuštanja radnika, počinje faza obrade i pripreme dokumentacije za arhiviranje. Zakon govori o obaveznom arhiviranju, uzimajući u obzir period čuvanja ličnih dosijea otpuštenih radnika. Vrijeme i postupak obrade dokumentacije za dugoročno arhiviranje ovisi o prirodi unesenih podataka. Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 558 definisani su vremenski rokovi tokom kojih fascikle sa ličnim podacima moraju ostati u arhivi.

Opšti zahtjevi za arhiviranje

Originali su prioritetni uslov za čuvanje dokumenata u ličnom dosijeu. Kopirane opcije su moguće, ali samo kao prilozi uz razne naredbe: o prijemu, otpuštanju zaposlenika, kao io njegovom mogućem kretanju. Postoji nekoliko pravila za pripremu za dugotrajno skladištenje dokumenata otpuštenih radnika, koja se moraju poštovati:

Arhivska pohrana

Vrijeme čuvanja kadrovske dokumentacije nije sasvim jasno.. Lični dosijei otpuštenih službenika podijeljeni su u dva perioda prema periodu čuvanja: prije 2003. godine i fascikle kreirane nakon tog vremena.

Dokumentacija za zaposlenog se formira tokom čitavog perioda radnog odnosa kod poslodavca. Lični dosije može uključivati sljedeće dokumente:

U kadrovskom odjelu fascikla se pohranjuje kao kadrovski proizvodni dokument. Nakon otpuštanja zaposlenog, predmet ostaje na raspolaganju preduzeću do kraja izvještajne godine. U naredne tri godine dokumenti prolaze tehničku obradu, nakon čega se predaju na dugotrajno čuvanje prema izvještajnom inventaru u arhivi.

Koliko godina se čuvaju lični dosijei zaposlenih nakon otpuštanja zavisi od prirode prikupljenih podataka. Prema saveznom zakonu br. 125 iz 2004. godine, svi dosijei moraju biti arhivirani na period od 75 godina. Lični dosijei zaposlenih koji su otpušteni nakon 1. januara 2003. godine čuvaju se 50 godina.

Ugovor o radu

Ugovor o radu između zaposlenog i poslodavca definiše se kao ugovor o radu. Sadrži međusobna prava i obaveze stranaka. Dobro napisan dokument je zaštita obe strane od mogućih neželjenih pravnih nesuglasica.

Po otpuštanju zaposlenih, predmeti sa zapisanim ugovorima o radu ostaju do kraja kalendarske godine u kancelariji organizacije. U roku od 1-3 godine se obrađuju i tek onda prenose u arhivu.

Koliko dugo će se držati ugovori o radu otpuštenih radnika, utvrdiće se datumom potpisivanja ugovora. Prilikom potpisivanja naloga do 2003. godine - 75 godina, nakon 2003. godine - 50 godina.

Kartica zaposlenog

Prilikom zapošljavanja za osobu obavezan je obrazac uzorka T-2. Za zaposlene na javnim funkcijama izdaje se kartica u obliku T-2GS.

Takav dokument popunjava kadrovska služba samo ručno.. Unosi moraju biti bez mrlja, grešaka, jasni i bez skraćenica. Takav rad se pokreće, po pravilu, u jednom primjerku. Bit će pohranjena u posebnom ormariću za dokumente.

T-2 ogledne kartice su dokumenti sa dugim rokom trajanja. Sve informacije u njima se unose na osnovu originalnih dokumenata. Konačni unos će se izvršiti na dan kada je zaposlenom naređeno da ode.

Lične karte otpuštenih radnika formiraju se u posebnoj fascikli sa obaveznim firmverom, datumom, numeracijom i po abecednom redu. Radi daljeg čuvanja tokom vremena se prenose u opštinsku gradsku arhivu. Koliko dugo se čuva lična karta penzionisanog radnika - po zakonu 75 godina. I prvi dan će se smatrati datumom otpuštanja.

Lični dosije službenika Ministarstva unutrašnjih poslova

Ministarstvo unutrašnjih poslova Rusije utvrđuje propise za čuvanje dokumenata otpuštenih oficira. Ako sada trebate saznati gdje su pohranjeni lični dosijei otpuštenih službenika Ministarstva unutrašnjih poslova, lako je navigirati. Prema naredbi br. 345 od 05.09.1995., prvih nekoliko godina predmeti će se nalaziti u mjestu službe službenika. Radi daljeg održavanja prenose se u arhivu Vrhovne komande unutrašnjih trupa.

Zakonsko regulisanje uslova čuvanja formiranih dosijea ikada otpuštenih službenika u arhivu organizacije regulisano je dokumentom koji je odobrio Federalni arhiv još 2000. godine. Takođe, ne zaboravite da lični folderi sa različitim periodima čuvanja nisu grupisani u jedan zajednički dokument.