Решение проблем в формате A3. Планирование хосин — логическое продолжение управления по целям Решение проблем в формате а3

В своем предыдущем блоге я написал, что для снижения количества инцидентов по безопасности мной были использованы два инструмента бережливого производства, а вот какие не сказал.
Итак, название этих двух инструментов - A3 Thinking и Risk assessment.
А3 Thinking (А3 Мышление) применяется для решения уже имеющейся проблемы, в нашем случае уже после того как произошел инцидент.
Risk assessment (Оценка риска) наоборот применяется для того, чтобы минимизировать, устранить существующие опасности и риски во время работы, которые в последствии могут привести к возникновению инцидентов. Оценка риска проводится на каждом рабочем месте без исключения.

01. A3 Thinking и Risk assessment.

Сегодня рассмотрим один из этих двух инструментов, оригинальное название которого - А3 Thinking (А3 Мышление).
"А3 Мышление" позиционируется как инструмент решения проблем, в основе которого лежит алгоритм действий по известному нам циклу PDCA (Plan-Do-Check-Act). У нас в России данный инструмент больше известен как – отчет А3.
Отчет А3 считается универсальным, несложным и эффективным инструментом, который применяется в решении проблем.
Документ разработан на листе формата А3, отсюда и название. В первую очередь данный формат был выбран для того, чтобы при решении проблем ограничить себя одним листом бумаги, более ясно и коротко выразить свои мысли, а не создавать кучу документов. Данный отчет дает нам возможность понять проблему, прежде чем приступить к ее решению. Опять же данный формат позволяет собрать всю информацию о проблеме на одном листе, что облегчает визуализацию и дальнейшее ознакомление персонала. Обычный типовой бланк отчета А3 содержит следующую информацию:
- описание проблемы или события;
- место события;
- немедленные сдерживающие действия для устранения отклонений;
- анализ причин;
- план действий;
- корректирующие действия;
- подтверждение/стандартизация.

02. Структура отчета А3

Левая часть отчета содержит в себе информацию о проблеме, правая часть - ее решение и наши дальнейшие действия по стандартизации, развитию и исключению повторов.

03. PDCA

Вы применяете в своей работе отчет А3?
Если еще нет, то рекомендую Вам изучить и внедрить данный эффективный инструмент решения проблем.
В следующем блоге я расскажу про инструмент - Оценка риска.

Отчет А3 (отчет формата А3) представляет собой инструмент наглядного отображения информации. Отчет был впервые использован в компании Тойота как инструмент решения проблем. Задача ставилась – уместить всю необходимую информацию об анализе и решении проблемы на одной стороне листа формата А3 (11х17 дюймов). Такой размер листа был выбран, потому что это самый большой лист бумаги, который можно было отправить по факсу. Формат отчета оказался удачным, его лаконичность и в тоже время информационная насыщенность и наглядность полностью удовлетворяла требования руководителей. В Компании убеждены, что в меньшем можно выразить большее. Отчет получил распространение и стал использоваться в различных целях:

• для представления, анализа и решения проблемы;
• описания бизнес-процесса;
• представления бюджета, плана;
• презентации проекта, работы кайдзен-групп, кружков качества и т.д.

Отчет А3 воплощает собой процесс принятия решений в Тойота, который опирается на цикл PDCA. То есть в отчете важен не сам формат, а последовательность, логика составления и чтения. Соотношение разделов отчета и этапов цикла приведено на схеме 1.

Схема 1. Цикл PDCA в Отчете формата А3

Отчет создается вместе с самой работой, которую он описывает. И потому работа над отчетом длительная и кропотливая. Обычно отчет претерпевает множество изменений, цель которых – оставить в отчете только самую важную и наглядную информацию. Весь отчет ориентирован на лиц принимающих решение – руководителей компании, владельцев бизнеса, членов специального комитета.

Отчета АЗ принципиально отличается от других обычных бумажных отчетов и служебных записок. Отчет АЗ подразумевает обсуждения, размышления, показывает что было сделано и как. Служебная записка или отчет в классическом понимании создается обычно с одной целью – получить статус «Согласовано» и подпись руководителя, а потом отправиться в папку и архив. К тому же ограничение по размеру отчета А3 позволяет быть уверенным в том, что автор оставил только самую важную информацию.

Отчет А3 для lean-мероприятий в компании «Сбербанк»

Отчет А3 на одном из оконных предприятий.

Совет бригадиров - для чего вообще нужная такая организация? Практика показывает, что участники таких встреч имеют возможность обсуждать насущные проблемы, в том числе с руководителями и специалистами завода, делиться опытом и это только небольшая часть всех функций, которыми наделен совет.

Подведение итогов за квартал, практическое занятие, обмен опытом - основные темы совета бригадиров, который прошел 21 апреля на нашем предприятии.

О работе по поддержанию и продвижению программы «формат А3» в своем подразделении рассказал исполняющий обязанности заместителя начальника механосборочного производства Евгений Овчинников:

- На формате А3 рассматриваются вопросы создавшейся проблемы, ее текущее состояние и способы решения, с указанием сроков и ответственных лиц за выполнение. Все очень просто - минимум формальностей, максимум объективности.

Формат А3 включает в себя самые простые вещи, которые могут не войти в рационализаторские или инвестиционные предложения, но могут быть очень полезны на рабочем месте. В нашем цехе мы применяем данный метод решения проблемы. Коллективно проводим совещания, обсуждаем сложившиеся проблемы, прорабатываем всевозможные пути решения. И нам удается найти причины и устранить их дальнейшее возникновение.

Данный процесс необходимо внедрять в производство, это помогает сотрудникам выслушивать друг друга, предложить свои идеи, что в целом, совершенствует нашу работу.

Стоит отметить, почти все присутствующие бригадиры уже имеют знания и навыки оформления формата А3. Использование этой программы помогает обнаружить и решить возникающие проблемы в производственном процессе, поэтому при необходимости ее следует применять в подразделениях.

А вот практическое занятие было на тему «Управление эмоциями». Эмоции сопровождают нас повсюду. Однако не каждый умеет управлять ими, сдерживать в себе как положительные, так и отрицательные всплески. Этот тренинг стал очень полезен бригадирам - линейным руководителям, поскольку по роду деятельности им постоянно приходится работать с людьми. Специалист отдела кадров Светлана Михалицина рассказала присутствующим, как можно управлять собственными эмоциями и продемонстрировала это умение. А закрепить изученный материал помогло практическое занятие, участниками которого стали бригадиры механосборочного цеха: Александр Пономарев, Евгения Камашева, Кирилл Бангерт.

Подобные тренинги не только учат контролировать свое эмоциональное состояние на работе и в жизни, быть терпимее, сводить к минимуму негатив, но и помогают сплотиться в одну команду. Практический тренинг - один из лучших способов приобрести такой навык. И помните: эмоция - главная сила человека!

В завершение встречи были подведены промежуточные итоги соревнования между бригадами за первый квартал текущего года. В результате, среди цехов основного производства лидирует бригадир цеха №4 Светлана Уткина, среди вспомогательных - бригадир котельной Сергей Сидоров.

Следующее заседание состоится 26 мая. Планируется, что члены совета обсудят темы по подаче и реализации кайдзен-предложений и проведут тренинг по теме «Развитие уверенности в себе», также намечено выступление ведущих специалистов предприятия.

В. Шиян

НА ЗАМЕТКУ

Формат A3 был создан «Тойота Мотор Корпорейшн» в 60-х годах и был назван в честь размера бумаги. Компания использовала его для разработки своей знаменитой системы Toyota Production System (TPS). Впоследствии этот метод превратился в стандартный алгоритм решения возникающих проблем, подачи предложений, планирования и оценки хода процесса. Формат А3 входит в стандартный набор управления крупнейших промышленных предприятий мирового уровня.

В этой публикации будут проиллюстрированы два инструмента, которые активно использует Toyota в ежедневном процессе решения проблем: кайзен и А3. Сразу хочу обратить внимание читателя на то, что речь пойдет именно о прикладных инструментах (отчетах или форматах, в которых сотрудники решают проблемы), а не философии непрерывного совершенствования процессов или методологии бережливого производства в целом.

Что собой представляет отчет Kaizen Blitz, вы можете узнать из раздела > > . Также на нашем сайте вы можете найти несколько примеров отчетов А3. Для этого загляните в раздел > > . Также вам доступны соответствующие формуляры отчетов и тренинг-материалы. Воспользуйтесь поиском, чтобы их отыскать в случае необходимости.

Итак, начнем с отчета, выполненного одним из участников тренинга Устранение потерь:

В результате перераспределения рабочих обязанностей удалось повысить производительность труда на 50%, сократить длительность обработки детали почти на 40% и значительно снизить издержки (а точнее, повысить прибыль).

Кто поспорит, что этот проект не заслуживает внимания и похвалы?

С точки зрения полученных результатов – это значительное улучшение. “Движение к лучшему” или “кайзен”, как сказали бы японцы. Но является ли последний слайд отчета действительно проектом кайзен-блиц?

Если ознакомиться исключительно с последним слайдом, то не понятны:

• проблема (откуда мы знаем, что сроки выполнения заказов напрямую зависят от движения операторов к распределительным пунктам?);
• принятые меры (почему задействование дополнительного ресурса распределителей мы называем улучшением?);
• результаты (откуда 50% производительности?).

Совершенно очевидно, что без информации, которую лидер проекта изложил на предыдущих слайдах, отчет теряет смысл. Что же делать?

Можно использовать отчет “как есть”: 4 слайда (для хорошего кайзена не жалко), зато сотрудники смогут пролистать весь отчет. Можно использовать только последний слайд, надеясь, что заинтересовавшиеся сотрудники сами найдут лидера проекта и расспросят об интересующих деталях…

Toyota практикует одностраничные форматы, не полагаясь на то, что сотрудники будут листать отчеты или искать коллег, чтобы позадавать им вопросы. Если информация не помещается на А4, то почему бы не взять А3?

Вот пример одного из А3 проектов, которые можете найти на нашем сайте:

Как видите, места хватило и на описание проблемы, и на пояснение текущей ситуации, и на анализ, и на подробное пояснение расчета экономического эффекта.

Как говорил один мой коллега: начал кайзен, не хватило места – открываешь А3 и продолжаешь…Не хватило места? Ну тогда продолжай в формате DMAIC)))

Скачать файл:

СКАЧАТЬ ФАЙЛ НА GOOGLE.ДИСК

СКАЧАТЬ ФАЙЛ НА ЯНДЕКС.ДИСК

Общие сведения о формате А3

Размеры формата 420 х 297. Формат применяется для чертежей строительных изделий, конструкций, различных схем, планов, разрезов и т.д. Формат удобно печатать, т.к. листы формата А3 продаются в пачках и нет необходимости использовать рулоны. Подрезка листов не требуется. Достаточно удобно сшивать в альбомы и папки, а также пользоваться проектом из листов такого формата. Выполнить копирование и сканирование формата А3 возможно на ксероксе и сканере соответствующего формата, что не вызывает затруднений, т.к. подобное оборудование достаточно широко распространено.

Складирование формата А3

Складирование формата А3 выполняется в соответствии с ГОСТ 2.501-2013.

Г.1 Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий, перпендикулярных (продольных) к основной надписи, а затем вдоль линий, параллельных (поперечных) к основной надписи.

Г.2 Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.

Г.3 Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в таблицах Г.1 и Г.2, цифрами на линиях сгибов.

Г.4 Устанавливают следующие виды складывания:

— в папки в соответствии с таблицей Г.1;

— для непосредственного брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2.