Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству. Личная карточка сотрудников: правила хранения Как правильно хранить личные карточки работников

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий, включая временных и сезонных, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности работника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывается только при увольнении. На работников, принятых на работу по гражданско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка №Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением №1.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку №Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, составляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел. Личная карточка заполняется только специалистом кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма №Т-1 или №Т-1а).

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;
включения дополнительных строк (включая свободные);
включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных названным Постановлением №1, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II "Сведения о воинском учете"). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров", который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

При заполнении личной карточки используются сведения из следующих документов, предъявляемых работником при приеме на работу (в соответствии со ст. 65 ТрК РФ):

паспорта;
документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
трудовой книжки (для совместителей - копии трудовой книжки);
страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
документов воинского учета (для военнообязанных).

При заполнении личной карточки также используется дополнительная информация, которую сообщает о себе работник.

Унифицированная форма личной карточки №Т-2 состоит из четырех листов и содержит следующие разделы:

I. "Общие сведения";
II.
Голосование:

"Сведения о воинском учете";
III. "Прием на работу и переводы на другую работу";
IV. "Аттестация";
V. "Повышение квалификации";
VI. "Профессиональная переподготовка";
VII. "Награды (поощрения), почетные звания";
VIII. "Отпуск";
IX. "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством";
X. "Дополнительные сведения";
XI. "Основание прекращения трудового договора (увольнения)".

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как двоеточие (: ), знак равенства (= ), косая черта (/ ), а в зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму №Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.

Для полного и всестороннего учёта персонала в организациях применяются личные карточки работников. На их основании формируется картотека личного состава. В зависимости от количества сотрудников, карточки располагаются в картотеке либо в алфавитном порядке, либо по структурным подразделениям. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности. Форма состоит из 4 страниц, содержащих тематические блоки. Первая и вторая страницы содержат общие сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на работу; третья и четвертая — заполняются в процессе работы.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г.

Личное дело сотрудника и карточка т2 после увольнения

№1, ведение личных карточек работников обязательно для организациий. На предпринимателей данное обязательство не распространяется, но они также вправе их вести (поскольку в некоторых случаях это даже полезно, например, в управленческих целях).

Заполнение формы личной карточки

Процесс заполнения и ведения карточек полностью возлагается на кадровую службу организации. На сегодняшний день существует масса программ, позволяющих сделать этот процесс простым и удобным.

Законодательством строго не оговаривается в какой именно момент должна заводиться на сотрудника карточка. Оптимальный вариант — сразу после издания на него приказа о приеме на работу. Связано это с тем, что запись в трудовой книжке о его приеме должна одновременно дублироваться и в его личной карточке.

Для оформления и заполнения карточки применяются следующие документы: заключенный с работником трудовой договор; приказ о приеме на работу; паспорт; трудовая книжка; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу документы воинского учета; документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; сведений, сообщенных о себе работником (например, в автобиографии).

В некоторых случаях, в зависимости от специфики работы, работодатель может запросить от лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные действующим законодательством РФ.

При заполнении формы № Т-2 необходимо указать коды, согласно общероссийским классификаторам: информации о населении (ОКИН), специальностей по образованию (ОКСО), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Рассмотрим подробнее лишь некоторых пункты унифицированной формы № Т-2, которые могут вызвать вопросы при заполнении.

На титульном листе, в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.

Раздел 1. Общие сведения
Пункт 5. "Знание иностранного языка" — предусмотрены следующие степени знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".
Пункт 8. "Стаж работы" — указывается стаж, рассчитанный исходя из записей в трудовой книжке.

Раздел 2. Сведения о воинском учете
В случае если сотрудник является офицером запаса , информация для данного раздела берется из военного билета:
Пункт 1. "Категория запаса" — на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.
Пункт 3. "Состав (профиль)" — записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 "Наименование профиля" третьей страницы военного билета.
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" — записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом б "ВУС №" третьей страницы военного билета).
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" — заполняется исходя из записи пункта 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А — годные к военной службе, Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями, В — ограниченно годные к военной службе, Г — временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория "А".
Пункт 7. "Состоит на воинском учете:" (все данные в пункте оформляются простым карандашом) — строка "а" заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка "б" заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).

В случае, если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.
Пункт 2. "Воинское звание" — делается отметка "подлежит призыву".
Пункт 5. "Категория годности к военной службе" — делается запись на основании данных из "приписного свидетельства" гражданина (на 1 странице в разделе 1 "Общие сведения" после слова "признан”) в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).

Пункт 8 заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу
Все данные должны вносится в раздел на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также приказа (распоряжения) о переводе на другую работу и обязательно доводиться до сведения сотрудника под его роспись.

Раздел 10. Дополнительные сведения
В данном разделе могут быть отражены сведения, позволяющие вести более полный учет работников (пример: "имеет водительское удостоверение категории В", "инвалид II группы" и т.п.).Образец заполнения
личной карточки работника

Как и когда заполняется карточка Т-2
Какие сведения должны содержаться в личной карточке работника

Закреплённый законодательством образец, на основании которого на любом предприятии ведётся личная карточка работника, — форма Т-2. Из документов по этой форме составляется общая картотека предприятия. Она может упорядочиваться по алфавиту или же по структурным подразделениям, если организация достаточно крупная. Унифицированная форма Т-2 содержит все данные о работнике и о совершаемой им деятельности. Документ ведётся на четырёх страницах: первые две должны быть заполнены, когда человек трудоустраивается; третья и четвёртая заполняются, когда он уже состоит в штате предприятия.

Организации должны вести такую картотеку. Индивидуальные предприниматели могут её и не вести, но иногда это бывает целесообразно и для них тоже: будет легче проводить учёт и отчитываться перед контролирующими органами. Ведением занимаются специалисты по кадрам.

Как и когда заполняется карточка Т-2

Посмотреть, как правильно заполнять такую карточку, можно, скачав образец заполнения формы Т-2. Заполнять форму можно вручную, хотя есть и немало программных решений, позволяющих автоматизировать процесс. Удобнее всего делать первые записи сразу после того, как издан приказ о приёме сотрудника на работу. Соответствующая запись в трудовой книжке дублируется в карточке.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру».

Всё об оформлении личной карточки ф. Т-2

Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Чтобы заполнить форму Т-2, необходимо собрать следующий пакет документов:

военный билет или приписное свидетельство (для военнообязанных лиц);
паспорт работника;
подтверждения квалификации и специальные знаний;
приказ о приёме на работу;
резюме или автобиография (при наличии);
страховое свидетельство работника;
трудовая книжка;
трудовой договор.

Дополнительные документы могут быть запрошены, исходя из специфики работы организации и из внутреннего регламента.

В процессе заполнения указываются коды по общероссийским классификаторам:

ОКАТО — место жительства;
ОКИН — информация о населении;
ОКПДТР — профессии рабочих, должностей и тарифных разрядов;
ОКСО — специальности по образованию.

Помимо этого, действуют следующие правила заполнения:

Наименование организации должно быть указано полностью, в соответствии с учредительными документами.
Табельный номер работника может включать в себя до шести цифр. Он не меняется в течение всего срока работы — от трудоустройства до увольнения.
Должен быть указан характер работы — постоянный или временный. Также указывается вид работы — по совместительству или основная.
Личные данные (фамилия, имя и отчество) пишутся полностью, а пол указывается буквой «М» либо «Ж».
Запись о месте рождения должна быть не длиннее ста символов. При этом используются общепринятые сокращения для обозначения видов населённых пунктов.
Гражданство работника указывается без сокращений.
Если возникают проблемы с формированием записи об образовании, то можно дополнительно указать число оконченных курсов учебного заведения, сделав запись о том, что данное образование не является полным, или же указать только полное, которое сотрудник имеет на данный момент. Решение об этом принимает кадровая служба, исходя из того, насколько точные и подробные данные об образовании важны для организации.

Какие сведения должны содержаться в личной карточке работника

Заполненный бланк формы Т-2 обязательно содержит следующую информацию:

Графа «Алфавит» на титульном листе должна содержать первую букву фамилии.
В разделе «Общие сведения» указываются, в частности, знание иностранного языка (свободное владение, умение читать и объясняться, чтение и перевод со словарём) и стаж (по записям в трудовой книжке).
В разделе «Сведения о воинском учёте» содержатся сведения о сотруднике, если он является офицером запаса или подлежит призыву (информация из военного билета). Это категория запаса, состав, кодовое обозначение военно-учётной специальности, категория годности (А — годен, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен, Г — временно не годен), нахождение на воинском учёте (заполняется карандашом), воинское звание (если гражданин только подлежит призыву на военную службу, делается соответствующая запись). Кроме того, есть пункт о снятии с военного учёта (по возрасту или по состоянию здоровья).
В разделе «Приём на работу, переводы на другую работу» записываются данные о том, на основании какого документа сотрудник был принят на новую или переведён на другую должность (сам работник обязательно расписывается под этими сведениями).
Раздел «Отпуск» содержит сведения обо всех отпусках, которые были предоставлены человеку согласно внутренним правилам организации.
В разделе «Дополнительные сведения» может быть записана любая информация, имеющая значение в рамках совершаемой человеком деятельности. Например, это могут быть категория инвалидности, наличие водительского удостоверения и так далее.

Можно скачать форму Т-2 — личную карточку работника — и использовать её как образец для ведения картотеки в своей организации.

Удобнее всего для этой цели использовать папки, закрывающиеся на клапан, так как личные карточки не рекомендуется подшивать, папки-скоросшиватели не применяются. На основании п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22. 10. 2004 каждая организация обязана вести архив документов по личному составу сотрудников. При передаче личных карточек в архив оформляется сдаточная опись с присвоением номера, который состоит из порядкового номера подразделения (кадровая служба – 06), буквенного кода «л/с», обозначающего принадлежность к личному составу, и год увольнения сотрудников. Как заполнить раздел «Отпуск» личной карточки сотрудника (формы № Т-2) Сроки хранения личных карточек Т-2 определены в Перечне типовых архивных документов, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года.

Срок хранения личных карточек т-2

Внимание

Форма карточки унифицирована и установлена законодательно Постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06. 04. 2001. Заполняем личную карточку Порядок и ведения личных карточек работников Согласно трудовому и федеральному законодательству, личная карточка по форме Т-2 должна оформляться на всех сотрудников предприятия, которые принимаются на работу по приказу и с созданием трудового договора. Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника.

Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде. Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки.

Prednalog.ru

Естественно, не следует разбрасывать личные карточки сотрудников на своем рабочем столе, словно это опавшие осенние листья в городском парке или в лесу. Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе. Категорически запрещается оставлять личные карточки без присмотра.

Правило простое: поработали с документами и вернули их обратно «под замок». Личные карточки формируются в дела по годами увольнения работников. Уволился работник, закрыли его карточку и поместили в дело.
Внутри дела личные карточки располагаются по алфавиту. Год закончился – передали в архив папку «Личные карточки уволенных работников за 2017 год». Личные карточки обычно сшивают в тома, хотя некоторые и оформляют каждую в собственную обложку.
Можно и так, и так. Нельзя только увязать личные карточки в связки и хранить их в таком виде. Это документ долговременного (50 лет, ст.

Хранение личных карточек

Важно

Личные карточки формы № Т-2 ведутся всеми работодателями независимо от формы собственности, за исключением ИП, который вести карточки может, но это не входит в его обязанность. Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава.

Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника (при приеме на работу) до его увольнения. Личные карточки – это обязательные кадровые документы для учета труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1. Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

Голосование:

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… МПБ Российская Федерация, Самара #28 1 февраля 2013, 16:02 Ольга писал(а): У меня карточки Т2 хранятся тоже в ЛД и мне так удобно, т.к. когда делаешь копии документов для ЛД (приказы на отпуск, переводы), сразу отмечаешь в Т2. Много читала, что Т2 должны хранится отдельно, когда приезжала проверка с ЦО, я их все переложила в отдельную папочку, но проверка сказала, что по регламенту ведения кадровго делопроизводства в организации Т2 может хранится в ЛД, после чего я все Т2 переложила обратно в ЛД.

Поддерживаю.

Как хранить личные карточки т2?

SHelen Российская Федерация, Нижний Новгород #18 24 января 2013, 21:11 Цитата: Цыцырую местных форумчан: Прэлестно! Прэлестно! Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Если не можешь изменить мир, измени свое отношение к нему! Станислав Ежи Лец. МПБ Российская Федерация, Самара #19 25 января 2013, 11:46 Спасибо!Оч.

все доходчиво изложено. Но! Не вижу криминала, что Т-2 хранится в ЛД, т.к. сроки хранения и у тех, и у других 75 л. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

У меня 200 человек из которых половина сезонники. Одни и те же только принимаю и увольняю постоянно. Тоже одна сижу. Помошника правда не даютДанные о нормативах численности есть в специальных рекомендациях.У нас такая бумага есть у экономистов — там на 200 человек положен 0,5-1 ед. кадровика. Но это ориентированно именно на нашу сферу деятельности.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Tori Российская Федерация #25 30 января 2013, 5:58 у меня хранятся в специальном железном стиллаже, под ключ. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Хранение карточек т2 отельно или в личном деле

Как хранить личные карточки работников? Нужно ли подшивать их в личные дела? Личные карточки (форма Т-2) хранятся отдельным массивом в свободном виде, то есть не переплетаются, не подшиваются в личное дело или папку-регистратор. Но это не значит, что они должны находиться в свободном доступе — лучше всего поместить эти документы в сейф или шкаф, запирающийся на ключ. Все карточки должны быть систематизированы по структурным подразделениям, а внутри этой систематизации — по алфавиту.

После увольнения работника его карточка изымается из общего массива и помещается в отдельную папку «Личные карточки работников (форма Т-2), уволенных в 200… году». По окончании календарного года карточки уволенных сотрудников нужно подготовить для сдачи в архив — подшить (переплести) в алфавитном порядке. Нормативный срок хранения личной карточки — 75 лет после увольнения работника*(1).

Л.
Прежде всего следует отметить, что личная карточка Т-2 оформляется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор. Личное дело заводится по усмотрению организации и может отсутствовать (за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством). Личная карточка Т-2 всегда хранится отдельно от личных дел -и в период трудовой деятельности работника, и после его увольнения.
Личные карточки Т-2 уволенных не присоединяются к личным делам, а формируются в самостоятельное дело (за прошедший календарный год, по алфавиту фамилий уволенных). В дальнейшем личные дела и карточки Т-2 уволенных отдельно указываются в описи, по которой документы сдают в архив организации.

Как хранить личные карточки сотрудников в отделе кадров?Поскольку в личных карточках содержатся персональные данные сотрудников, нужно хранить их в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри — по алфавиту.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри — также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Поэтому в пункте 4 проставьте код:

1, если работник - гражданин России;
2, если он имеет двойное гражданство и одно из них - российское;
3, если новый сотрудник - гражданин иностранного государства;
4, если никакого гражданства у него нет.

В пункте 5 нужно указать степень владения иностранными языками, используйте коды:

1, если сотрудник читает и переводит с помощью словаря;
2, если он может свободно читать и изъясняться;
3, если иностранным языком он владеет свободно.

Пункт 6 содержит сведения об образовании и в этом случае используются коды по ОКИН в зависимости от того, когда было получено образование - до или после 1 сентября 2013 года. Для заполнения сведений о профессии в разделе I унифицированной формы Т2 используйте кодификатор ОКПДТР.

Можно ли хранить личные карточки в личных делах работников?

Все карточки должны быть систематизированы по структурным подразделениям, а внутри этой систематизации — по алфавиту. После увольнения работника его карточка изымается из общего массива и помещается в отдельную папку «Личные карточки работников (форма Т-2), уволенных в 200…
году». По окончании календарного года карточки уволенных сотрудников нужно подготовить для сдачи в архив — подшить (переплести) в алфавитном порядке. Нормативный срок хранения личной карточки — 75 лет после увольнения работника*(1). Л.

Срок хранения личных карточек т-2

Внимание

когда делаешь копии документов для ЛД (приказы на отпуск, переводы), сразу отмечаешь в Т2. Много читала, что Т2 должны хранится отдельно, когда приезжала проверка с ЦО, я их все переложила в отдельную папочку, но проверка сказала, что по регламенту ведения кадровго делопроизводства в организации Т2 может хранится в ЛД, после чего я все Т2 переложила обратно в ЛД.

Поддерживаю.

Prednalog.ru

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1): а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих Пост.** 75 л. ЭПК (1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве 658 Личные карточки работников, в т.ч.
временных работников 75 л.

Голосование:

Личная карточка содержит персональные данные сотрудника (дата и место рождения, образование, место жительства и т.п.) и заполняется при поступлении его на работу. В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

Инфо

Мы рассказывали ранее о том, как заполнить личную карточку работника в материале по ссылке. Согласно п. 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения личных карточек сотрудников. Следовательно, Вы вправе определить самостоятельно, где хранить личные карточки сотрудников (т.е.

Форма т-2: личная карточка как источник сведений о работнике

Прежде всего следует отметить, что личная карточка Т-2 оформляется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор. Личное дело заводится по усмотрению организации и может отсутствовать (за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством).
Личная карточка Т-2 всегда хранится отдельно от личных дел -и в период трудовой деятельности работника, и после его увольнения. Личные карточки Т-2 уволенных не присоединяются к личным делам, а формируются в самостоятельное дело (за прошедший календарный год, по алфавиту фамилий уволенных).

В дальнейшем личные дела и карточки Т-2 уволенных отдельно указываются в описи, по которой документы сдают в архив организации.

Но нареканий не было.А раньше работала в организации побольше, там у меня было несколько таких коробок на них я ещё добавляла ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ РАБОТНИКОВА-К ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ РАБОТНИКОВЛ-Т и ты.ды. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Malina Российская Федерация #23 26 января 2013, 15:49 Везет же…а у меня штат более 500 чел и страшная текучка… а я всего одна, и помощницу мне только дали (((а вообще, как узнать сколько кадровиков полагается на такой штат? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Огромное спасибо всем форумчанам за помощь!!! Анна а у меня штат более 500 чел и страшная текучка… а я всего одна, и помощницу мне только дали (((а вообще, как узнать сколько кадровиков полагается на такой штат? о какой кошмар..

Личная карточка т 2 хранится в личном деле

Личная карточка
Личное дело работника
Хранение документов

Вопрос У нас металлургическое предприятие численностью 4000чел. На всех работников заведены личные дела, которые хранятся в алфавитном порядке по каждому структурному подразделению.

В состав личного дела включена и личная карточка работника (форма Т-2). Чисто технически так удобно хранить, так как личная карточка распечатана на обычной бумаге, а не на картоне.

В тоже время знаю, что включать их в личное дело нельзя (хотя не понимаю исходя из чего.) Насколько критична такая ситуация Ответ Ответ на вопрос: Ситуация не критична. Но мы все же рекомендуем хранить отдельно личные карточки.

Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Личная карточка т-2 хранится в личном деле или отдельно

Даже если сотрудник устраивается временно или по совместительству в кадровом отделе предприятия наряду с личным делом открывают и карточку сотрудника. Личная карточка – это вся информация о работнике, собранная воедино в сжатом виде.

Изначально в карточку вносятся все сведения о работнике, включая личную информацию, факты биографии, образования, стажа, военного учета, табельного номера, данные трудовой книжки.

Личная карточка работника форма т-2 хранится в личном деле

При внесении сведений о стаже в пункт 8 следует учесть, что понятие «непрерывный трудовой стаж» уже не используется, поэтому в этой ячейке нужно будет указать общий страховой стаж сотрудника. Когда будете заполнять пункт 10, в котором перечисляется состав семьи, учтите, что нужно указать ближайших родственников, к которым относятся:

жена или муж;
дети;
родители;
родные и сводные братья и сестры;
опекуны или лица, на воспитании которых находился или находится работник.

Раздел «Сведения о воинском учете» формы Т2 В этот раздел, если работник военнообязанный, данные вносятся на основании его военного билета или временного удостоверения, выданного вместо военного билета, а также удостоверения, которое выдается призывникам-гражданам РФ.

Личная карточка форма т-2 хранится в личном деле или нет в архиве

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри — по алфавиту. Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно.

Они располагаются по годам увольнения, а внутри — также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных сотрудников составляет 75 лет.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Видео — о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

какие документы входят в состав ЛД;
кто формирует ЛД;
где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
заявление работника о приеме на работу;
один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
копия приказа о приеме на работу;
заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
копия приказа об увольнении;
заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

Видео — состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

все персональные данные работника;
об образовании работника;
о стаже работника;
о родственниках;
о месте жительства;
о воинском учете;
о работе и ее изменениях;
информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
информацию об отпусках работника;
сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

Видео — как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Хранение

Личное дело хранится у того ответственного работника, который его формирует и дополняет. Как правило, этим занимается кадровик.

Если ведение личного дела регламентировано локальными документами, то нелишним будет указать в них список должностных лиц, которые могут иметь доступ к документам ЛД. Потому что в силу конфиденциальности содержащихся в нем документов, к личному делу не может быть свободного доступа.

Именно поэтому они должны храниться либо в сейфе, либо в другом недоступном месте.

Видео — личная карточка работника Т-2 — картон или бумага:

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

Видео — форма согласия на обработку персональных данных:

на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения - вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?

В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка. Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Эти требования не касаются государственных и муниципальных служащих. Для госсектора разработаны отдельные требования (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

За нарушения предусмотрена административная ответственность - штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей;
для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей.

Резюме

Личное дело работника может вестись на предприятии по усмотрению работодателя. Обязательным является только ведение личной карточки формы Т-2 на каждого принятого работника. Личную карточку очень часто включают в состав личного дела работника.

Видео — если не в личном деле, то где хранить документы по работнику:

После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников. Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации. В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

Общие требования к архивированию

Подлинники - это приоритетное условие для хранения документов в личном деле . Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

Архивное хранение

Время хранения кадровой документации не совсем однозначно . Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

В отделе кадров папка хранится в качестве документа кадрового производства. После увольнения сотрудника дело остаётся в распоряжении предприятия до конца отчётного года. В последующие три года документы проходят техническую обработку, после чего подлежат передаче для долгосрочного хранения по отчётной описи в архив.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет .

Трудовой договор

Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ - это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1-3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года - 75 лет, позже 2003 - 50 лет.

Карточка работника

При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

Такой документ заполняется отделом кадров только от руки . Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

Карточки образца Т-2 относятся к документам с большим сроком хранения. Любая информация в них заносится на основании подлинных документов. Окончательная запись будет сделана в день приказа об увольнении сотрудника.

Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника - по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения .

Личное дело офицера МВД

МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться. Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров. Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.