Ежегодное переиздание приказов по предприятию. Ежегодно обновляются приказы

Добрый день. Прошу подсказать какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года

Ответ

Ответ на вопрос: В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Также, необходимо отметить, что Трудовое законодательство не содержит требований обновления каких-либо приказов в начале календарного года. Данное требование также распространяется и на приказы о назначении ответственных лиц. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. , ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ по причине начала календарного года, нет необходимости.

Подробнее в материалах Системы:

Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение , которые образуются в процессе их деятельности (). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Ситуация: Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Нет, не нужно.

Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. , ТК РФ).

Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Деятельность любого предприятия невозможна без наличия служебных распорядительных документов. Обычно такими являются по предприятию.

Они определяют порядок выполнения определенных функциональных обязательств, закрепляют юридические факты, такие как трудоустройство, увольнение, повышение разрядов, категорий. С помощью приказов утверждаются положения, инструкции, правила и другие организационные мероприятия.

Поэтому важно знать, какие виды приказов должны быть в организации, как и кем они составляются, где и сколько хранятся.

Какие приказы должны быть на предприятии обязательно

Каждое предприятие, вне зависимости от сферы своей деятельности, должно иметь несколько категорий приказов. Сюда входят:

Приказы по личному составу. В эту категорию входят все распорядительные документы, связанные с назначением и с должностей, привлечением к дисциплинарной ответственности, присвоением разрядов и категорий работникам, оформлением отпусков, определением режима работы предприятия в целом и конкретного подразделения в частности и другими подобными действиями. Ведутся такие документы кадровым работником (кадровым подразделением).
Приказы по основной деятельности. К этой категории относят все распорядительные акты, обеспечивающие нормальную деятельность компании. Обычно для их ведения создается канцелярия, либо отдел домоводства, на который возлагается функция администрирования хозяйственной деятельности и осуществление контроля за выполнением распоряжений руководства, зафиксированных в приказах.
Приказы по административной (хозяйственной) деятельности. Нужно понимать, что функционирование любой организации невозможно без нормальной работы систем водоснабжения, вентиляции, электросетей, нормального состояния зданий и сооружений. Кроме прочего, иногда требуется упорядочить распределение рабочих кабинетов, закрепление имущества за конкретными работниками. Все это требует постоянного пересмотра, периодической замены и ремонта. И без распорядительных документов выполнить такую работу весьма проблематично.

Чтобы не путаться, какой приказ куда относится, в процессе их составления могут вводиться либо специальная нумерация (например, к порядковому номеру приказа через дробь добавляется буква «к», «о», «а»), или же краткое название, определяющее, к какой группе принадлежит тот или иной документ.

Помните, приказы – это распорядительные документы на основании которых строится вся деятельность компании, устанавливаются определенные правила, регламенты, порядки выполнения работы, фиксируются важные юридические факты.

Количество направлений и типы распорядительных документов каждое предприятие устанавливает себе самостоятельно. При этом целесообразно отталкиваться от общепринятой практики с тем, чтобы работники быстро ориентировались, для каких целей издается тот или иной приказ.

Подготовка и оформление

Общий порядок оформления приказа

Общих правил составления приказов по каждому предприятию сегодня не существует. Поэтому форма и наполнение распорядительных документов такого типа может быть самой различной. В то же время существуют отдельные атрибуты, обязательные в процессе составления всех, без исключения, приказов. К таким относят наличие:

Констатирующей части. Здесь обычно описывается причина, которая послужила основанием для издания конкретного приказа. В отдельных типах приказов (обычно это приказы по кадрам о назначении на должность) может упускаться, либо формализоваться (например, фразой «по личному составу»). Если же документ касается введения в действие прогрессивных технологий, различных экспериментальных образцов, революционных решений, целесообразно подробно описать, что этому предшествовало, либо с какой целью это делается.
Распорядительной части. Всегда пишется после слова «приказываю». Если присутствует одновременно несколько поручений разным исполнителям, либо перечисляются разные задачи, необходимо обязательно проставлять нумерацию каждого пункта. Чтобы распорядительная часть была понятной каждому конкретному исполнителю, необходимо в обязательном порядке учитывать наличие трех основных составляющих. А именно: кому приказывают, что необходимо выполнить по этому документу, срок исполнения поручения. После всех пунктов целесообразно указать, кто будет контролировать выполнение этого приказа.

Обычно в качестве исполнителей могут определяться как конкретные специалисты (например, юрисконсульт, инженер по , инженер-технолог), так и специализированные подразделения (юридической отдел, отдел продаж, отдел сбыта, хозяйственный отдел).

Каждый приказ должен подписываться руководителем предприятия, а если такое право делегировано структурному подразделению, то его руководителем. В отдельных случаях подпись руководителя может дополнительно скрепляться печатью предприятия.

Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды. В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например, «Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»).

Тут необходимо перед подписанием такого документа прошить его полностью, скрепить весь пакет подписью и печатью уполномоченного лица, и только после этого предоставлять на подпись руководителю. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем первичный текст утверждённого документа не изменялся без ведома руководителя, который его утвердил.

Помните, правильное составление приказа позволит четко определить задачи и сроки их исполнения перед конкретными исполнителями, а также обеспечить их своевременную реализацию.

Журнал приказов

Журнал регистрации приказов

Главным атрибутом каждого распорядительного документа, кроме подписи уполномоченного лица, также является его номер. Присвоение номеров осуществляется поочередно и фиксируется в специальном журнале регистрации приказов. Целесообразно на каждую категорию приказов заводить отдельный регистрации с отдельной нумерацией.

В процессе ведения делопроизводства по приказам следует учитывать такие моменты:

журналы, в которых осуществляется регистрация приказов, ведутся до полного заполнения и, как правило, обновляются каждый год;
нумерация приказов начинается с первого месяца года (либо с месяца начала хозяйственной деятельности предприятия) и заканчивается 31 декабря текущего года;
номера на приказы проставляются поочерёдно;
дата регистрации приказа должна соответствовать дате его подписания;
в журнале должны быть порядковый номер учетной записи, дата регистрации приказа, краткое содержание (о чем приказ), его регистрационный номер, контактные данные исполнителя. Может вноситься информация об ответственном за исполнение, а также кому документ направлялся для работы;
сроки хранения журналов должны соответствовать срокам хранения приказов.

Важно понимать, что общая нумерация приказов, когда они не разделяются на отдельные категории по направлениям, в дальнейшем может создавать определенные неудобства, особенно в крупных компаниях. Не стоит забывать, что хранение информации, которая содержится в приказах, может составлять от 3 до 75 лет.

К журналу приказов также имеются некоторые требования. Он должен быть пронумерован, прошит, скреплен печатью и подписью ответственного лица. В обязательном порядке он вносится в номенклатуру дел предприятия. Заводится ежегодно.

В случаях, если компания не ведет активной деятельности, допускается регистрация в одном журнале приказов разных годов. При этом по окончанию каждого отчетного года в журнале посередине необходимо проставлять следующий год и с новой строки начинать регистрацию приказов нового года с первого номера. На самом журнале регистрации приказов проставляется год, когда его начали вести.

Помните, правильное оформление Журнала регистрации приказов позволяет существенно упростить делопроизводство, а также обеспечить функцию своевременного контроля за выполнением принятых решений.

Классификатор приказов

Структура классификатора приказов

Классификатор приказов представляет собой систематизированный свод обобщений информации, определяющей как формируются, подписываются, именуются, регистрируются, сколько и где хранятся отдельные типы приказов. Ознакомившись с классификатором, любой сотрудник компании сможет в дальнейшем безошибочно определять по названию и номеру, к какому подразделению относится конкретный распорядительный акт, где его регистрировали, а также кто хранит оригинал документа.

Обычно классификатор приказов содержит несколько основных категорий:

Вид документа. Сюда включается основная категория (по личному составу, основной деятельности, административно-хозяйственные), а также подкатегории (при необходимости разделить имеющиеся распорядительные акты).
Индекс. Проставляется после номера приказа с тем, чтобы можно было быстро определить, о чем этот документ.
Кто выполняет регистрацию и документа. Позиция требуется, если приказы хранятся и регистрируются в разных местах.
Срок хранения.
Краткое описание направления, которое регулирует отнесенный к этой категории (подкатегории) приказ.
Право подписи. Позиция вводится, если на предприятии присутствует делегирование полномочий между первым руководителем и его заместителями (руководителями структурных подразделений).

Помните, имея общий классификатор приказов, можно быстро обучить сотрудников ориентироваться в имеющихся на предприятии распорядительных документах и обеспечить нормальное делопроизводство.

Приказы по основной деятельности

В любой компании считается наиболее емким перечнем распорядительных документов. Среди наиболее встречаемых направлений деятельности, которые охватывает эта категория приказов, целесообразно выделить:

Документы, регулирующие ответственность и полномочия. В эту категорию входят распорядительные акты, извещающие о вступлении в должность первого руководителя, распределения полномочий между руководителем и его заместителями, делегирование отдельных полномочий (например, главному бухгалтеру, кадровому работнику, инженеру по охране труда, назначении ответственных за пожарную безопасность, хозяйственную деятельность и другие функции).
Документы, на основании которых определяется организационная структура предприятия (его отдельных подразделений, филиалов), а также штатное расписание. Сюда будут входить все решения о создании (ликвидации) подразделений, утверждения штатного расписания и внесение в него соответствующих изменений.
Приказы, утверждающие локальные документы предприятия. Эта категория документов регулирует действие Положений, различных технологических инструкций, регламентов, правил, различных отчетных форм, которые имеют постоянный характер и распространяются на все предприятие, либо отдельные его подразделения.
Процедурные приказы. К этим документам относят систематизацию отдельных однотипных действий. В частности, это может быть использование мобильной связи, охрана коммерческой тайны, порядок выполнения приказов и ознакомления с ними, выдача , заключение договора о материальной ответственности и другие.
Приказы, регулирующие пожарную безопасность, охрану труда, технику безопасности. В эту категорию относят распорядительные акты, на основании которых определяются ответственные за конкретное направление деятельности, порядок проведения инструктажей, проверки знаний, действия сотрудников во время пожара, о запрете курения, пользования нестандартными обогревательными приборами.

Помните, приказы, регулирующие основную деятельность компании — это наиболее многочисленный перечень распорядительных документов, ведение которых целесообразно изначально осуществлять отдельно от других приказов.

Делопроизводство по кадровым приказам

Ни одна компания не обходится без кадровых решений. Формируя делопроизводство по кадровым приказам целесообразно учитывать, что все они условно делятся на две подкатегории:

приказы, срок хранения которых составляет 5 лет;
приказы, которые необходимо хранить не менее 75 лет.

К первой категории будут относиться решения о предоставлении , служебных командировок, различные дисциплинарные взыскания, привлечение к материальной ответственности сотрудников. Вторая категория распорядительных актов состоит из решений о назначении на должность, присвоении разряда работы (категории), проведении аттестации, увольнении с должности.

Что касается тематики, которую охватывают приказы по личному составу, в эту категорию входят такие основные направления:

прием на работу, подписание контракта (трудового договора), увольнение сотрудника;
назначение на конкретную должность, перевод на другую должность, либо с подразделения в подразделение в пределах одной компании;
присвоение рабочих разрядов, инженерных или специальных категорий, как в процессе возрастания, так и в случае их понижения;
оформление всех предусмотренных законодательством видов отпусков;
вопросы, связанные с поощрением, наказанием, изменением размера оплаты труда сотрудника, выплатой ему поощрительных премий, установлением надбавок, доплат, компенсационных выплат (относительно конкретного работника);
направление сотрудника во все типы служебных командировок;
зачисление студентов на практику, учеников на стажировку (в случаях, если такие действия в дальнейшем оплачиваются).

Помните, хранение приказов по личному составу должно осуществляться по имеющимся подкатегориям с учетом длительности хранения. Поэтому изначально целесообразно вести их раздельную нумерацию и регистрацию.

Какие приказы нельзя хранить в одном деле, рассказано в следующем видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой

Существует ли требование о ежегодном обновлении приказов по предприятию по охране труда и пожарной безопасности?

Ответ

Ответ на вопрос:

Если приказы не утратили актуальность, переиздавать их не нужно.

Работодатель не обязан переиздавать документы по охране труда каждый год. Он самостоятельно устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов системы управления охраной труда, сроки их хранения ( ). Такой же позиции придерживается Роструд ( ).

Таким образом, нормативного акта, который предписывал бы требование обновлять приказы по охране труда с определенной периодичностью нет. Если изменились условия или должностные лица, которые упомянуты в приказе, изменились нормативные документы, которые есть в приказе, то приказ нужно обновить.

Также пересмотрите документ, если истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет ( ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ответ: Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации

Нужно ли переиздавать приказ о назначении ответственного лица, если сотрудника перевели на другую должность. Например, приказ о назначении ответственного по охране труда, по пожарной безопасности и т. п.

Да, чтобы избежать недоразумений и спорных ситуаций, такой приказ нужно переиздать, если в нем указали должность ответственного сотрудника, а не просто его Ф. И. О.

Пересмотрите документ, если он утратил актуальность или истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет ( ).

Внимание: не подлежат пересмотру контрольно-учетные документы системы управления охраны труда, включая:

а) акты и иные записи данных, вытекающие из осуществления СУОТ;

б) журналы учета и акты записей данных об авариях, несчастных случаях, профессиональных заболеваниях;

в) записи данных о воздействиях вредных (опасных) факторов производственной среды и трудового процесса на работников и наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;

г) результаты контроля функционирования СУОТ.

Это следует из приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н.

Совет: чтобы не упустить срок пересмотра конкретного документа:

1. Составьте перечень локальных актов по охране труда организации.

2. Приказом по организации:

 утвердите работодателем перечень локальных актов по охране труда организации;

 для каждого документа определите плановый срок пересмотра и срок хранения документа;

 назначьте ответственное лицо за пересмотр каждого документа.

3. Внесите изменения в документ.

4. Издайте приказ о проведении пересмотра и введении в действие измененного(ых) документа(ов).

Алексей Рязанцев

начальник службы производственного контроля и охраны труда филиала ОАО «Квадра»

С уважением и пожеланием комфортной работы, Яна Демидович,

эксперт Системы Кадры

Законодательство не содержит требования о ежегодном переиздании каких-либо приказов, инструкций, положений по охране труда. Никакой периодичности издания таких документов законодательством не предусмотрено.

Приказы, инструкции, положения по охране труда (о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда, о назначении ответственных лиц, об утверждении программ, инструкций, локальных актов и пр.) могут переиздаваться по мере необходимости в зависимости от конкретной ситуации.

Например, с 18 марта 2018 г. водители начнут использовать светоотражающую спецодежду при остановке вне населенных пунктов (Постановление Правительства РФ от 12.12.2017 № 1524 О внесении изменения в Правила дорожного движения Российской Федерации).

С 12 июня 2018 г. работодатели начнут самостоятельно выбирать, где фиксировать нормы смывающих средств для работников - в трудовых договорах или локальных актах (Приказ Минтруда России от 23.11.2017 № 805н).

Подробнее смотрите в обосновании.

Дополнительно смотрите:

1.Как оформить инструкцию по охране труда

2.Как создать в организации службу охраны труда

3. Как оформить и учесть выдачу спецодежды сотрудникам

4. Как провести специальную оценку условий труда

Обоснование

Какие локальные документы по охране труда должны быть на предприятии

Какие документы оформить, чтобы организовать службу охраны труда

Какие документы оформить для организации службы охраны труда

Чтобы организовать службу охраны труда, оформите:

 приказ о назначении специалиста по охране труда, если работу по охране труда ведет штатный специалист;

 положение о службе охраны труда, если создано отдельное структурное подразделение;

 договор, если привлекли стороннюю аккредитованную организацию или специалиста, которые оказывают услуги в области охраны труда.

Какие документы оформить по обучению сотрудников предприятия

Какие документы по обучению по охране труда оформляют на предприятии

Чтобы провести инструктажи и обучение по охране труда, разработайте и утвердите инструкции по охране труда, программы инструктажей и программы обучения по охране труда.

Дополнительно разработайте программу обучения работников организации оказанию первой помощи пострадавшим на производстве.

Если на предприятии освободили работников от первичного инструктажа на рабочем месте, директор утверждает перечень профессий и должностей этих работников.

Какие документы оформить по медицинским осмотрам

Какие документы по медицинским осмотрам оформляют на предприятии

Выдайте работникам перед медосмотром направление. Выдачу направлений фиксируйте в журнале учета выдачи направлений на предварительный медицинский осмотр.

Для периодического медосмотра оформите список контингента работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам, и на его основе - поименные списки лиц, подлежащих периодическому медицинскому осмотру.

Чтобы провести предрейсовые медосмотры, оформите Положение об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей автотранспортных средств.

Факт проведения медосмотров фиксируйте в журнале регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров, журнале регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров.

Какие документы оформить при выдаче бесплатного профилактического питания сотрудникам

Какие документы при выдаче бесплатного профилактического питания оформляют на предприятии

Утвердите перечень должностей и профессий работников, которым по условиям труда выдается бесплатное профилактическое питание (молоко, соки и т. д.).

Если от работника поступит заявление о замене молока денежной компенсацией, то издайте приказ о замене выдачи молока денежной компенсацией.

Какие документы оформить при выдаче смывающих и обезвреживающих средств

Какие документы при выдаче смывающих и обезвреживающих средств оформляют на предприятии

Утвердите перечень рабочих мест и список работников, для которых необходима выдача смывающих и обезвреживающих средств.

Издайте приказы:

 об утверждении норм бесплатной выдачи работникам смывающих и обезвреживающих средств;

 организации бесплатной выдачи смывающих и обезвреживающих средств работникам.

Выдачу работникам смывающих и обезвреживающих средств зафиксируйте в личной карточке учета выдачи смывающих и (или) обезвреживающих средств.

Какие документы оформить при выдаче средств индивидуальной защиты сотрудникам

Какие документы при выдаче средств индивидуальной защиты оформляют на предприятии

Оформите положение об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты и утвердите перечень профессий и должностей, на которых выдаются бесплатная спецодежда, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты (далее - СИЗ).

После приобретения СИЗ храните на предприятии заверенные копии сертификатов и деклараций соответствия на СИЗ.

СИЗ выдавайте работникам по приказу об утверждении норм бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты и фиксируйте факт выдачи в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты.

Какие документы оформить по спецоценке условий труда

Какие документы оформляют по спецоценке

Чтобы провести спецоценку условий труда (далее - СОУТ), утвердите приказом:

 состав комиссии по проведению СОУТ;

 график проведения СОУТ.

Составьте перечень рабочих мест, которые надо оценить.

Подпишите отчет по результатам СОУТ.

Подайте декларацию в трудовую инспекцию, если на рабочих местах не выявлено вредных или опасных производственных факторов и установлены допустимые и оптимальные условия труда. Подробно читайте в рекомендации.

Какие документы оформить при проведении мероприятий по охране труда

Какие документы оформляют при планировании мероприятий по охране труда

Издайте приказ о подготовке плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда и утвердите программу действий по улучшению условий и охраны труда.

План мероприятий по охране труда утверждают приказом.