Учет отпусков в организации. Журнал регистрации отпусков

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, 2003

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков. Согласно ст.123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен во всех организациях независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Таким образом, уже 16 декабря каждого года отделом кадров должна быть собрана информация у работников о времени предоставления им отпусков. График отпусков может быть любой формы, так как законодательство не содержит каких-либо требований к его оформлению. Уведомить работника о времени начала его отпуска работодатель должен не позднее чем за две недели до его начала. На основании графика отпусков руководитель издает соответствующий приказ. Самому работнику составлять заявление с просьбой о предоставлении отпуска теперь не нужно.

При уходе работников в отпуск должны быть оформлены Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Форма N Т-6 составляется работником отдела кадров (кадровой службы) или уполномоченным лицом, а затем подписывается руководителем организации (или уполномоченным им лицом, которым может быть и главный бухгалтер).

Будущий отпускник должен быть ознакомлен с подписанным приказом и оставить на нем свою подпись. Только после этого работник кадровой службы вправе заполнить Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60).

Приказ и записка-расчет передаются в бухгалтерию организации для расчета среднего заработка за отпуск.

На основании приказа (форма N Т-6) вносятся записи в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2 ГС) (это должен сделать работник отдела кадров), а также в лицевой счет (форма N Т-54 или N Т-54а) (эту операцию производит бухгалтер).

Отпуск работнику может быть предоставлен в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом) (в том числе ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный и т.п.).

Основное требование ТК РФ - работник должен иметь отпуск не менее 28 календарных дней. Замена этого отпуска денежной компенсацией запрещается, за исключением случаев увольнения. Согласно ст.115 ТК РФ допускается предоставление работнику отпуска сроком более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск), например в тех случаях, когда работник не отгулял (не догулял) отпуск за предыдущий расчетный период. Возможна и такая ситуация, когда работнику предоставляется удлиненный отпуск в счет будущих расчетных периодов.

На основании заявления сотруднику за все неиспользованные дни отпуска можно выплатить денежную компенсацию. Это правило распространяется и на удлиненные отпуска.

Перенос отпуска на другое время допускается только в исключительных случаях, так как ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан предоставить отпуск, а работник обязан его отгулять. И если работнику графиком предусмотрен отпуск, то работодатель не вправе допускать отпускника к работе. Перенос отпуска оформляется приказом руководителя, в котором указываются основание переноса отпуска и срок, на который переносится отпуск. В любом случае работник должен отгулять отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст.124 ТК РФ). Непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд не допускается.

Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Если в отпуск уходит сотрудник, который не полностью отработал расчетный период, его дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.

Для работников, не отработавших часть времени из-за прогулов или по иным причинам, расчетный период для исчисления среднего заработка составит 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших отпуску. Если такой работник не отработал в организации 12 календарных месяцев, в расчетный период будут включены только полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), проработанные до ухода в отпуск. Если работник в расчетном периоде, до расчетного периода и до наступления отпуска не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Если работник в расчетном периоде и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется исходя из суммы начисленной заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни до наступления отпуска.

Пример. На предприятии работник, занятый в основном производстве, уходит в частичный отпуск сроком на 14 календарных дней. Расчетным периодом для оплаты отпусков являются три календарных месяца. Расчетный период работником отработан не полностью. В феврале работник находился 10 дней в отпуске без сохранения заработной платы. Заработная плата за январь - 15 000 руб., за февраль - 10 500 руб., за март - 15 000 руб. Заработная плата работника за расчетный период, предшествующий уходу работника в отпуск, составит 40 500 руб. (15 000 руб. + 10 500 руб. + 15 000 руб.). Для определения размера среднего дневного заработка указанную сумму заработной платы за расчетный период необходимо разделить на среднемесячное число календарных дней (29,6) января и марта и количество календарных дней в феврале (18 дней), приходящихся на неотработанное время.

Средний дневной заработок составит 524,61 руб. (40 500 / (29,6 + 29,6 + 18)), сумма отпускных - 7344,54 руб. (524,61 руб. х 14 дней).

Согласно п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 расходы на оплату ежегодных отпусков являются для организации расходами по обычным видам деятельности. В соответствии с п.1 ст.226 НК РФ организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц. Исчисление налога на доходы физических лиц с дохода в виде отпускных производится по налоговой ставке 13%. Начисленная сумма налога должна быть удержана из доходов работника при их фактической выплате и перечислена не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных.

Перечисление сумм исчисленного к удержанию налога на доходы физических лиц с сумм средней заработной платы в соответствии с п.6 ст.226 гл.23 НК РФ должно производиться не позднее дня фактического получения наличных денежных средств на оплату труда за вторую половину месяца. При этом с сумм среднего заработка, начисляемых в течение месяца, уплата данного налога также должна производиться не позднее дня фактического получения денежных средств на выплату доходов по итогам истекшего месяца, в котором были начислены и выплачены отпускные. Уплачивать налог в дни выплаты среднего заработка за отпуск необходимости нет. Суммы же единого социального налога во всех случаях (в том числе с сумм среднего заработка за отпуск и в других установленных случаях) в соответствии с п.3 ст.243 гл.24 НК РФ должны уплачиваться не позднее 15-го числа следующего месяца независимо от дат фактической выплаты сумм заработной платы или получения средств на оплату труда в учреждении банка.

В бухгалтерском учете делают записи:

Дебет 20, Кредит 70 - начислена сумма отпускных (7344,54 руб.);

Дебет 70, Кредит 68 - удержан налог на доходы физических лиц (7344,54 х 13% = 955 руб.);

Дебет 70, Кредит 50 - выданы отпускные (7344,54 - 955 = 6398,54 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-1-1 - начислен ЕСН (ФСС, 4% х 7344,54 = 293,78 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-1-2 - начислен ЕСН (обязательное социальное страхование от несчастных случаев, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-2-1 - начислен ЕСН (федеральный бюджет, 28% х 7344,54 = 2056,47 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-3-1 - начислен ЕСН (ФОМС, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);

Дебет 20, Кредит 69-3-2 - начислен ЕСН (ТФОМС, 3,4% х 7344,54 = 249,71 руб.);

Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-2 - сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии (7344,54 х 11% = 807,90 руб.);

Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-3 - сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование накопительной части трудовой пенсии (7344,54 х 3% = 220,34 руб.).

При отзыве работника из отпуска следует пересчитать сумму среднего заработка за использованные дни отпуска, а разницу между заработком за все предоставленные дни отпуска и фактически использованные дни удержать с работника. Если по согласованию с работодателем работник ходатайствует о выплате ему компенсации за оставшиеся неиспользованные дни отпуска в части, превышающей 28 календарных дней, перерасчет среднего заработка не производится.

Пример. Работнику организации с 1 по 28 мая 2003 г. предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По соглашению с работником из-за производственной необходимости он был вызван из отпуска с 22 мая 2003 г.

Сумма среднего заработка за отпуск, выплаченная работнику, составила 8960 руб. из расчета среднедневного заработка 320 руб. (320 руб. х 28 календарных дней отпуска = 8960 руб.).

Всего работник не использовал 7 календарных дней отпуска с 22 по 28 мая включительно и использовал 21 календарный день (с 1 по 21 мая включительно). Сумма среднего заработка за фактически использованные дни отпуска составила 6720 руб. (21 календарный день х 320 руб.).

Допустим, за период с 23 по 31 мая работнику начислена заработная плата из расчета тарифной ставки, премий, доплат и надбавок в сумме 5200 руб. К выплате она причитается за минусом суммы среднего заработка за неиспользованные дни отпуска в размере 2240 руб. (7 неиспользованных календарных дней отпуска х 320 руб.).

При предоставлении неиспользованных дней отпуска в дальнейшем средний заработок рассчитывается заново согласно новому расчетному периоду и учитываемым в нем выплатам.

Согласно п.7 ст.255 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, включаются в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. На основании п.1 ст.210 НК РФ сумма отпускных, полученная работником, включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. В соответствии с п.1 ст.236 НК РФ начисленная сумма отпускных признается у организации-работодателя объектом обложения единым социальным налогом.

В ст.136 ТК РФ установлено, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

Наиболее распространенными выплатами, связанными с отпусками работников, являются отпускные или заработная плата за время отпуска и компенсация за неиспользованный отпуск. Все указанные выплаты исчисляются исходя из среднемесячного заработка. Общие правила исчисления среднемесячного заработка установлены в ст.139 ТК РФ.

Из расчетного времени в соответствии с Положением об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 N 213, исключаются:

праздничные нерабочие дни, установленные законодательством Российской Федерации;

не отработанные работником дни, за которые выплачивался или сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

дни нетрудоспособности, за которые работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные работнику, воспитывающему ребенка-инвалида (ст.262 ТК РФ);

дни отпуска без сохранения заработной платы на основании ст.ст.128 и 263 ТК РФ;

время простоя не по вине работника, в том числе из-за приостановки деятельности организации, цеха, производства;

время простоя в связи с забастовкой, в которой работник не участвовал, но не имел возможности выполнять свою работу.

О.Стулова

ООО "КОСМОС-АУДИТ"

Рассмотрим правила оформления больничных и отпусков.

Отпускам посвящена отдельная глава 19 Трудового кодекса РФ, в которой описаны следующие виды отпусков:

1. Основной оплачиваемый отпуск, предоставляемый ежегодно с сохранением места работы (должности) и среднего заработка, продолжительностью не менее 28 календарных дней.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

• время отсутствия на работе без уважительных причин (в т.ч. отстранение от работы согласно ст. 76 ТК РФ);
• время отпусков по уходу за ребенком;
• время предоставляемых по просьбе отпусков без сохранения зарплаты, превышающее 14 дней в течение рабочего года.

2. Дополнительные оплачиваемые отпуска, предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам с особым характером работы, с ненормированным рабочим днем, сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним местностях), а также другим категориям работников в соответствии с законодательством РФ. Продолжительность таких отпусков исчисляется в календарных днях (ст. 120 ТК РФ), устанавливается законодательством РФ и локальными нормативными актами предприятий.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется унифицированной формой Т-7. Не позднее чем за 2 недели до наступления отпуска по графику сотрудника следует известить о времени начала отпуска. Приказ о направлении сотрудника в отпуск оформляется по унифицированной форме Т-6.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

3. Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам по письменному заявлению работника. Продолжительность отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

4. Отпуск по беременности и родам, предоставляемый по заявлению женщины на основании выданного листка нетрудоспособности, продолжительностью 70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов (ст. 255 ТК РФ).

5. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, предоставляемый по заявлению женщины (или другого родственника или опекуна ребенка). Время отпуска засчитывается в общий трудовой и непрерывный стаж, а также в стаж работы по специальности за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии (ст. 256 ТК РФ).

Порядок выдачи листков нетрудоспособности определяется приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации № 624н от 29 июня 2011 г. Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации № 347н от 26 апреля 2011 г.

В случае временной нетрудоспособности ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.

11.06.2013

Далеко не всегда работники отдыхают в соответствии с графиком отпусков, да и по графику время отпуска может растянуться на пару отчетных периодов. В каком из них учитывать отпускные расходы и когда платить налог с дохода работника? Ответы на эти и другие вопросы, связанные с учетом отпускных выплат, вы найдете в нашей статье.

В соответствии со статьей 136 Трудового кодекса оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. От­пускные начисляются и выплачиваются работнику единовременно независимо от того, на один или несколько отчетных периодов приходится его отпуск.

Бухгалтерский учет

Правила бухгалтерского учета не требуют распределять затраты на оплату отпусков в зависимости от количества дней отпуска, приходящихся на тот или иной отчетный период (месяц, квартал, год). Решение по данному вопросу организация принимает самостоятельно с учетом требований нор­мативных правовых актов по бухучету (письмо Минфина России от 24 декабря 2004 г. № 03-03-01-04/1/190).

Расходы на отпуск являются оценочны­ми обязательствами. Это обусловлено еди­новременным выполнением ряда условий, требование о соблюдении которых с целью признания обязательств оценочными уста­новлено пунктом 5 ПБУ 8/2010 «Оценоч­ные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утв. приказом Минфи­на России от 13 декабря 2010 г. № 167н; да­лее - ПБУ 8/2010).

Во-первых , предоставлять сотрудникам ежегодные отпуска и оплачивать их работо­дателей обязывает Трудовой кодекс. Избе­жать исполнения этого требования органи­зация не может.

Во-вторых , на оплату отпуска сотрудни­ков организация потратит средства, то есть произойдет уменьшение ее экономических выгод.

В-третьих , установить величину отпуск­ных выплат, конечно, можно, но необходимость нести эти расходы наступит в нео­пределенный срок и в неизвестной сумме.

Так как расходы на отпуск являются оце­ночным обязательством, в бухгалтерском учете их нужно отражать в виде резерва и да­лее за счет этого резерва в отчетном периоде списывать все отпускные расходы. Теперь это не резерв предстоящих расходов, как было ранее, а один из оценочных резервов, форми­руемых в соответствии с ПБУ 8/2010.

Подробнее о правилах формирования резерва можно почитать в электронном бераторе для ПК, который можно устано­вить на компьютер, пройдя по ссылке www.berator.ru/pk .

В бухгалтерском учете оценочный резерв на оплату отпусков создается для того, что­бы в достоверной форме учитывать обяза­тельства работодателя перед работниками (п. 5, 8 ПБУ 8/2010).

Справочно

Отпускные облагаются также страховыми взносами (Федеральный закон № 212-ФЗ). Суммы начисленных страховых взносов учитывают на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Оценочные обязательства отражаются на счете учета резервов предстоящих рас­ходов (п. 8 ПБУ 8/2010). Значит, резерв на оплату отпусков учитывается на счете 96 «Резервы предстоящих расходов» на субсче­те «Резерв на оплату отпусков».

Начисляется резерв по кредиту счета 96. Ве­личина резерва может относиться на расходы по обычным видам деятельности, на прочие расходы или включаться в стоимость актива:

ДЕБЕТ 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 96, субсчет «Резерв на оплату отпусков»

– произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков. Использование резерва (начисление от­пускных при предоставлении отпуска, ком­пенсации за неиспользованный отпуск) от­ражается записью по дебету счета 96:

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70

– начислены отпускные (компенсация за неиспользованный отпуск);

ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 69

– начислены страховые взносы на от­пускные (компенсацию за неиспользо­ванный отпуск).

Если организация не создает резерв пред­стоящих расходов на оплату отпусков в на­логовом учете (ст. 324.1 НК РФ) или создает эти резервы в бухгалтерском и налоговом учете разными методами, то в момент начис­ления суммы оценочного обязательства не­обходимо отразить отложенный налоговый актив. Его величина определяется умноже­нием суммы отчисления в бухгалтерский резерв (или отклонения бухгалтерского ре­зерва от налогового) на ставку налога на прибыль – 20 процентов. Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68

– отражен отложенный налоговый актив при начислении суммы резерва на опла­ту отпусков.

При предоставлении отпуска или начис­лении работнику компенсации за неисполь­зованный отпуск эти расходы в бухучете списываются за счет резерва и должны при-

знаваться в налоговом учете в расходах на оплату труда. Признанный ранее отложен­ный налоговый актив будет погашаться в ча­сти, которая приходится на расходы, при­знанные в налоговом учете. Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 09

– погашен отложенный налоговый актив при предоставлении отпуска работнику (начислении компенсации за неисполь­зованный отпуск).

Если в бухучете суммы начисленных от­пускных превышают сумму начисленного резерва, сумма превышения сразу списыва­ется на счета учета затрат (п. 21 ПБУ 8/ 2010). Дебетового сальдо на счете 96 быть не должно.

Сумму НДФЛ, удерживаемую из отпуск­ных выплат, отразите проводкой:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

– удержан налог на доходы физических лиц из отпускных выплат работников.

Налоговый учет

Когда признавать расходы на отпуск в целях налогообложения прибыли, если отпуск­ные выплачены в одном периоде, а отпуск заканчивается в другом? Обратимся к Нало­говому кодексу.

Затраты на выплату отпускных предприя­тие включает в состав расходов на оплату труда, которые уменьшают налогооблагае­мую прибыль организации (п. 7 ст. 255 НК РФ). Расходы на оплату труда включаются в состав расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Понесенные затраты отражаются в зави­симости от выбранного в учетной политике для целей налогообложения метода при­знания расходов в соответствии со статья­ми 272 и 273 Налогового кодекса.

При использовании кассового метода все просто. Расходы признаются в том периоде, когда они фактически произведены, то есть в день выплаты отпускных.

А вот с методом начисления все сложнее, есть два варианта признания расходов.

Первый вариант учета расходов

Министерство финансов рекомендует рас­пределять расходы по периодам пропорцио­нально дням отпуска. Вывод сотрудников министерства опирается на статью 272 Нало­гового кодекса. В налоговом учете компании, применяющие метод начисления, признают расходы в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Значит, если отпуск приходится на несколько периодов, то начисленные суммы на его опла­ту включаются в состав расходов пропорцио­нально количеству дней отпуска, приходяще­муся на каждый из периодов. Эту позицию Минфин России неоднократно выражал в письмах от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/ 356, от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323, от 22 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/288.

Пример

Работнику О.С. Семину предоставлен очередной оплачи­ваемый отпуск с 22 июня по 18 июля 2013 года. Сумма начисленных отпускных 33 600 руб. Отпуск работника при­ходится на два отчетных периода – II квартал и 9 месяцев 2013 года. Фирма распределяет сумму отпускных между июнем и июлем пропорционально отработанным дням.

В июне Семин отдыхал 10 дней, а в июле – 18 дней. Распределим расходы:

в июне расходы = 33 600 руб. : 28 дн. X 10 дн. = 12 000 руб.;

в июле расходы = 33 600 руб. : 28 дн. X 18 дн. = 21 600 руб.

При заполнении налоговой отчетности в расходы будут включены суммы:

– за II квартал 2013 года – 12 000 руб.;

– за 9 месяцев 2013 года – 33 600 руб.

Учитывая, что обязанность оплачивать отпуск работника за три дня до его начала предусмотрена законодательно, и налого­плательщик не может избежать этой обя­занности, с позицией финансового ведом­ства можно поспорить.

Второй вариант учета расходов (спорный)

При методе начисления порядок определе­ния расходов установлен статьей 272 Нало­гового кодекса. Согласно ей, расходы, при­нимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном пери­оде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денеж­ных средств и (или) иной формы их опла­ты. При этом расходы на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ) учитываются в качестве рас­хода ежемесячно исходя из суммы начис­ленных в соответствии со статьей 255 Нало­гового кодекса расходов на оплату труда. Другими словами, раз отпускные начисле­ны, как того требует Трудовой кодекс, зна­чит, их можно признать расходами в целях налогообложения прибыли. То есть органи­зация, использующая метод начисления при расчете налога на прибыль, может при­знавать расходом суммы отпускных выплат в периоде начисления в полном объеме.

Есть множество судебных решений в за­щиту налогоплательщиков: постановления ФАС Московского округа от 24 июня 2009 г. по делу № А40-48457/08-129-168, ФАС Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № А07-6787/08, ФАС Западно-Сибирского округа от 1 декабря 2008 г. по делу № А46-6675/2007, от 3 декабря 2007 г. по делу № А75-4424/ 2007 и др.

Надо отметить: судьи принимали реше­ния в пользу налогоплательщиков даже не­смотря на представленные налоговой пись­ма Минфина, отмечая, что статья 272 На­логового кодекса прямо не обязывает распределять по периодам расходы в виде отпускных выплат. Нельзя, конечно, умолчать о том, что некоторые суды солидарны с ФНС, пример этому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 ноября 2007 г. по делу № А56-39310/2006.

Расходы на дополнительный отпуск

В общем случае длительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 дней. Правомерно ли учитывать в расходах по налогу на прибыль оплату дополнительных отпусков? Да, если право на дополнитель­ное время отпуска закреплено законода­тельно.

Опасный момент

Работодатель вправе самостоятельно установить дополнительные отпуска, если они не предусмотрены законом (ст. 116 ТК РФ). При этом признать расходы при расчете налога на прибыль, если сверхлимитный отпуск предо­ставляется на основании коллективного договора, нельзя. Об этом прямо говорится в Налоговом кодексе.

Расходы на оплату дополнительно предо­ставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим за­конодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей, не учитываются при определении на­логовой базы (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Можно учесть только расходы на дополни­тельный отдых сотрудников, которым по за­кону положен удлиненный отпуск. При этом не будет лишним, если в заявлении на отпуск каждый из них сошлется на норму законода­тельства, дающую право на дополнительные дни отдыха. Прежде всего это статьи 116–118, 321, 335 Трудового кодекса. Кроме того, суще­ствует ряд федеральных законов, например от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 «О государст­венных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним мест­ностях», и постановлений, например поста-новление Правительства РФ от 30 декабря 1998 г. № 1588 и др.

Расходы на совместителя

В статье «В расчете отпускных стандартов не бывает» (см. стр. 34), мы рассматривали ситуацию, когда совместителю положен удлиненный отпуск по основному месту работы. Работодатель не обязан оплачивать сверхлимитный отпуск, положенный совместителю по основному месту работы, но он может это сделать при желании. Это стоит внимания потому, что на такие расходы разрешено уменьшить налог на прибыль. Минфин России дает «зеленый свет» при условии, что количество дополнительных к отпуску дней не превышает установленное законодательством (письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-03-06/1/294).

Конечно, взять у совместителя документ, подтверждающий удлиненный отпуск по основному месту работы, необходимо.

«Подоходный» налог

При попадании отпуска на два отчетных периода возникает еще один важный вопрос. Когда платить налог с доходов работника в виде отпускных выплат? Здесь все очень просто.

Особенности исчисления НДФЛ налоговыми агентами, а также порядок и сроки уплаты налога регламентирует статья 226 Нало гового кодекса. Согласно ей, налоговые агенты обязаны исчислять, удерживать и уплачивать налог на доходы физических лиц. Делать это должны российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми человек получил доходы.

Налоговый агент рассчитывает НДФЛ нарастающим итогом с начала календарного года по итогам каждого месяца. Эта обязанность относится ко всем доходам работника, в отношении которых применяется налоговая ставка 13 процентов (ст. 216, п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 226 НК РФ). Поэтому многие бухгалтеры сомневаются по поводу даты начисления НДФЛ с отпускных выплат, ведь ставка на лога по эт им вып л ат а м тоже 13 процен тов.

Однако сомнения их напрасны. НДФЛ с отпускных нужно начислять и уплачивать непосредственно при их выплате, и вот почему.

В обязанности налогового агента входит:

1. правильный расчет сумм налогов;
2. удержание НДФЛ с выплаченных денежных средств;
3. перечисление налога в бюджет;
4. своевременное представление в налоговую декларации по доходам;
5. уведомление инспекторов о невозможности удержать налог;
6. хранение документов, подтверждающих расчет, удержание и уплату налогов в бюджет, в течение четырех лет.

Обратите внимание на второй пункт: налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Сделать это закон разрешает за счет любых денежных средств, выплачиваемых фирмой. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

Итак, мы выяснили, что кодекс обязывает налоговых агентов удерживать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов человека при их фактической выплате. Удерживать налог разрешено за счет любых денег при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Получается, что начислять и платить НДФЛ с отпускных нужно одновременно с выдачей денег работнику.

Правильность этого подхода к толкованию норм законодательства подтверждает и Министерство финансов. Так, в письме Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139 указано, что дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Президиум Высшего Арбитражного Суда солидарен с позицией Минфина (постановление Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11). И даже Федеральная налоговая служба не отрицает, что НДФЛ с оплаты отдыха работника правильно уплачивать не в конце месяца, как НДФЛ с оплаты его труда, а в день получения отпускных (письмо ФНС России от 13 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9698).

Е.П. Ирхина, редактор-эксперт по бухучету и налогообложению

В нашей организации никогда не велись журналы учета отпусков. Сейчас я завела на 2014 и продолжаю в 2015. У нас намечается трудовая инспекция, скажите накажут ли нас за отсутствие таких журналов? Если мы узнаем, что провепка будет, допустим, за последние 3 года тогда что придется заводить на эти годы журналы, чтобы не получить штраф?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не предусматривает ведение журнала учета отпусков, т.к. данную роль вполне выполняет график отпусков, в котором отражены все планируемые периоды отпусков работников и который является обязательным как для работника, так и для работодателя, а также личные карточки Т-2.

Если же вы имеете ввиду журналы регистрации приказов на отпуска, то данные журналы также в силу закона не являются обязательными и работодатель вправе их как вести, так и нет.

Таким образом, можно сделать вывод, что в связи с тем, что ни журнал учета отпусков, ни журнал регистрации приказов на отпуска не являются обязательными с точки зрения законодательства, то и привлечь организацию к ответственности за их отсутствие проверяющие органы не вправе . Следовательно, вам не нужно восстанавливать за все предыдущие годы данные журналы.

Подробности в материалах Системы:

Виды журналов

В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе. В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда.

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. .

Валентина Андреева ,
к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

1. Ответ: Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе
   • факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
   • события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
   • документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).
   • на обязательные для ведения;
   • на рекомендуемые.
2. Справочник: Журналы учета и регистраци и

Наименование журнала (кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ)	Обязательность ведения	Форма	Назначение	Срок хранения
		Утверждена	Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении	75 лет
	Предусмотрена , утвержденными	Утверждена	Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований Трудового кодекса РФ	5 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах	75 лет
	Предусмотрена	Типовая, утверждена	Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц	5 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания	Постоянно
	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации	75 лет
	Предусмотрена Трудового кодекса РФ,	Утверждена	Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве	Постоянно
	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков	5 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих	5 лет
	Предусмотрена	Типовая, утверждена	Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения	5 лет
	Предусмотрена	Типовая, утверждена	Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания	5 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения видов и сроков переводов работников	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета совместителей и характера совместительства	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников	5 лет
			Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников	Постоянно
	Предусмотрена , утвержденным и введенным в действие	Рекомендована , утвержденным и введенным в действие	Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки	Постоянно
	Предусмотрена	Утверждена	Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников	Постоянно
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации входящей корреспонденции	5 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации исходящей корреспонденции	5 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов	5 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия	75 лет
	Не предусмотрена	Произвольная	Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы	75 лет
, утвержденной	Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей	Постоянно
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи	Постоянно
	Не предусмотрена	Произвольная	Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях	5 лет

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.

Чтобы оформить отпуск работнику, нужно составить несколько документов. Прежде всего – график отпусков. Далее – приказ. И наконец, записку-расчет отпускных. А еще в некоторых случаях потребуется заявление самого работника. С него и начнем статью про кадровый учет отпускных.

Когда потребуется заявление

Начну с того, что график отпусков – это обязательный документ. Его должны составлять все компании без исключения. Утверждать его нужно не позднее чем за две недели до начала года (ст. 123 ТК РФ).

Так вот, если работник идет в отпуск по графику, никакого заявления на отпуск от него не требуется. В то же время компания обязана известить сотрудника под подпись о начале отпуска. Причем не позднее чем за две недели до этой даты. Такое жесткое требование прописано в статье 123 ТК РФ.

Если компания не уведомит о приближающемся отпуске сотрудника, у него появится право перенести время отдыха (ст. 124 ТК РФ). Разумеется, если работник сам захочет изменить дату начала своего отпуска. Отказать ему работодатель в таком случае не вправе. Кроме того, даже если работник не настаивает на переносе, на нарушение срока извещения о начале отпуска могут обратить внимание проверяющие из Роструда. И оштрафовать компанию на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Как именно уведомить работника о начале отпуска, каждая компания решает самостоятельно (письмо Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Это могут быть как отдельные извещения, так и ознакомительные листы или ведомости. Например, можно сделать отдельную ведомость на каждый месяц и выделить какой-то день на то, чтобы вызвать всех работников расписаться в ней. Или заранее готовьте проект приказа на отпуск и знакомьте с ним работника.

Формально достаточно даже подписи работника в графике отпусков. Ведь крайний срок в таком случае (две недели до начала отпуска) будет соблюден. Но, на мой взгляд, дополнительно известить сотрудника будет совсем нелишним. Ведь график оформляют в декабре на весь год и далеко не все работники помнят, когда у них начинается отпуск.

Понятно, что строго соблюдать заранее запланированные сроки отпусков практически невозможно. У работников в течение года может появиться сотня причин перенести отпуск. Да и руководство зачастую предлагает поменять сроки отдыха. Кроме того, работника могут отозвать из отпуска. В каждой из этих ситуаций график неизбежно нарушается.

Чаще всего вопрос о переносе отпуска решается по договоренности сторон. Но в любом случае потребуется внести изменения в график отпусков.

Если новый отпуск начинается раньше запланированного срока, достаточно, чтобы сотрудник написал обычное заявление и завизировал его у своего руководства.

После чего вам нужно либо составить приказ о переносе отпуска, либо сразу же оформить приказ на отпуск. Реквизиты одного из этих документов и новую дату начала отпуска укажите в графике отпусков. Причем тут не важно, по чьей инициативе переносится отдых.

А если отпуск начинается позже запланированного срока? Предупредите работника: о своем желании перенести отпуск он должен сообщить как минимум за две недели до того, как наступит прописанный в графике день начала отдыха. Для этого надо написать заявление. Если же работодатель просит сотрудника перенести отпуск, тот должен в письменной форме подтвердить свое согласие на это. Попросите его написать специальное заявление с новыми сроками отдыха. После чего впишите эти изменения в график.

Вопрос – К нам пришел новый сотрудник. Вписывать ли его в график?

– Вписать нового сотрудника нужно в отдельное приложение к графику отпусков. При этом вы можете использовать ту же форму, что и для основного документа. Замечу, что оформлять приложение в обязательном порядке нужно только по тем работникам, которые приняты в первом полугодии. Ведь сотрудники, оформленные на работу позже, по общему правилу получат право на отпуск только через шесть месяцев. А значит, вы их внесете в график отпусков уже на следующий год.

Как оформить приказ

Для приказа на отпуск есть типовая унифицированная форма № Т-6. Этот документ готовят в кадровой службе (а если ее нет, то в бухгалтерии) на основании либо заявления работника, либо графика отпусков и после извещения работника о начале отдыха. С приказом сотрудника обязательно нужно ознакомить под подпись.

При этом напомню, что с 1 января 2013 года все коммерческие организации могут пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными самостоятельно (письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Главное, чтобы при этом они содержали обязательные реквизиты, которые предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Но, разумеется, вы вправе продолжить использовать типовые формы, несколько их видоизменив.

Форма № Т-6 в целом достаточно удобна, поэтому отказываться от нее не имеет смысла. Однако в приказе удобнее указывать только сведения о том отпуске, который вы предоставляете работнику. То есть все прочие строки (о дополнительном, за свой счет и других отпусках) из приказа можно удалить.

Напротив, если работник берет неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска, а сразу за ним просит часть отпуска за текущий год, то в раздел, А приказа можно добавить дополнительную строку.

Также в приказе можно предусмотреть строку «Дата выхода на работу». Дело в том, что из-за праздников число дней отпуска может быть 28, а фактически работник будет отдыхать 29. Из-за этого может возникнуть путаница. Например, отпуск сотрудника 28 календарных дней начиная со 2 июня. На период отпуска приходится один праздничный день – 12 июня. А такие дни в число дней отпуска не входят (ст. 120 ТК РФ). И оплачивать их не нужно. Но выйти на работу сотрудник должен на день позже – во вторник 1 июля.

Как заполнить записку-расчет

Итак, у вас на руках приказ на отпуск. Значит, настала пора рассчитать сумму отпускных. Кадровый учет отпускных требует их величину зафиксировать в специальной записке-расчете по унифицированной форме № Т-60 или по разработанной «под себя». Кроме того, в этом документе вы укажете и другие показатели:

– рабочий год, за который предоставляется отпуск;

– продолжительность отпуска;

– выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск);

– количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;

– среднедневной заработок;

– итоговую сумму на руки.

Заполнив документ, не забудьте поставить на нем свою подпись. Чтобы стало понятнее, покажу на конкретном примере.

Как заполнить записку-расчет на отпуск

Сотрудник ООО «Радуга» Михайлов П. С. идет в отпуск с 16 июня 2015 года на 28 календарных дней. То есть на июнь приходится 15 дней и 13 – на июль. При этом 14 дней работнику предоставляется за рабочий год с 11 мая 2014 года по 10 мая 2015 года, а вторые 14 дней – за период с 11 мая 2015 года по 10 мая 2016 года.

Расчетный период для исчисления среднего заработка – с июня 2014 года по май 2015 года. В течение всего этого времени оклад работника составлял 30 000 руб. Других выплат, кроме заработной платы, у него не было. В течение расчетного периода Михайлов уже был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней в период с 5 по 18 ноября 2014 года включительно.

Таким образом, в ноябре он отработал 10 дней, за которые ему начислили 15 000 руб. То есть всего за расчетный период ему начислили 345 000 руб. (30 000 руб. ? 11 мес. + 15 000 руб.).

Количество дней, которое нужно принять в расчет, составит:

11 мес. ? 29,3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. ? 16 дн. = 337,9267 дн.

Поясню, 16 дн. – это количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в ноябре 2013 года.

Сумма среднедневного заработка будет равна:

345 000 руб. : 337,9267 дн. = 1020,93 руб.

Общая величина отпускных отсюда составит 28 586,04 руб. (1020,93 руб. ? 28 дн.). Из этой суммы на июнь приходится 15 313,95 руб., а на июль – 13 272,09 руб.

Стандартные налоговые вычеты работнику не полагаются. Сумма НДФЛ составит 3716 руб. (28 586,04 руб. ? 13%). На руки он получит 24 870,04 руб. (28 586,04 – 3716). Все эти сведения бухгалтер внес в записку-расчет.

Напомню, что оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала. Иначе работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок.

Лектор: Марина Абрамова,
исполнительный директор ЗАО «Правовое бюро “Олевинский, Буюкян и партнеры”»