Tutorial ilustrado sobre contabilidade de pessoal e trabalho de escritório. Cartão pessoal do funcionário: regras de armazenamento Como armazenar corretamente os cartões pessoais do funcionário

Cartão pessoal (formulário nº T-2)é preenchido para funcionários de todas as categorias, incluindo temporários e sazonais, principais e meio período. O cartão pessoal é o principal documento da contabilidade de pessoal.

É realizado durante todo o período de atividade laboral do empregado com este empregador, a partir da contratação, e só é encerrado com a demissão. Para os empregados contratados por contrato de direito civil, não são mantidos cartões pessoais.

O cartão pessoal nº T-2 pertence ao grupo de documentos pessoais obrigatórios. O formulário de cartão pessoal é unificado e refere-se ao sistema de documentação contábil primária para contabilização da mão de obra e seu pagamento, aprovado pela Resolução nº 1.

O significado de um cartão pessoal reside no fato de que, em caso de perda de uma carteira de trabalho, é o único documento que confirma diretamente a experiência de trabalho de um funcionário.

Não confunda o cartão pessoal nº T-2 com documentos como, por exemplo, uma folha de registro pessoal ou um questionário que fazem parte de um arquivo pessoal. Esses documentos são preenchidos pelo próprio empregado, elaborados sob qualquer forma e podem faltar se o empregador não tiver um procedimento aprovado para o processamento de arquivos pessoais. Um cartão pessoal é preenchido apenas por um especialista no serviço de pessoal com base em um pedido (instrução) para emprego (formulário nº T-1 ou nº T-1a).

Os cartões pessoais dos funcionários são armazenados no departamento de pessoal da empresa em um armário trancado, o que exclui o acesso livre para funcionários da empresa e pessoas não autorizadas.

Os cartões pessoais de funcionários que trabalham com a ajuda de separadores são sistematizados por divisões estruturais e dentro - em ordem alfabética por sobrenomes até a terceira letra do sobrenome.

Os cartões pessoais dos demitidos são confiscados e guardados separadamente. Eles são organizados por ano de demissão e por dentro - também em ordem alfabética. O período de armazenamento de cartões pessoais dispensados no serviço de pessoal da empresa é de um ano (são permitidos até três anos), depois os cartões são transferidos para armazenamento no arquivo da empresa.

O cartão pessoal do funcionário é feito em formulário 2A4 em uma única via e possui o código OKUD 0301002. Este documento é armazenado por 75 anos separadamente dos arquivos pessoais, portanto é aconselhável usar papel de capa (cartão fino) para sua confecção.

Ao fabricar produtos em branco com base em formas unificadas de documentação contábil primária, é permitido fazer alterações nas seguintes partes:

expansão e contração de gráficos e linhas, levando em conta a importância dos indicadores;
inclusão de linhas adicionais (inclusive gratuitas);
inclusão de folhas soltas para a conveniência de colocar e processar as informações necessárias.

A remoção de detalhes individuais de formulários unificados não é permitida. Infelizmente, nas Instruções para Aplicação e Preenchimento dos Formulários de Documentação Contábil Primária, aprovadas pelo mencionado Decreto nº 1, os especialistas não deram explicações suficientes para o preenchimento de cartões pessoais (exceto a seção II "Informações sobre registro militar") . Ao manter os cartões, recomenda-se ser guiado pelo padrão da indústria OST 4.071.034-82 "Sistemas de gerenciamento automatizados. Gerenciamento de recursos humanos. O sistema de documentos primários para registros de pessoal", desenvolvido de acordo com os padrões estaduais (GOST 6.13 .1-75, GOST 6.13.2-75, GOST 6.10.1-80).

Ao preencher um cartão pessoal, as informações são usadas nos seguintes documentos apresentados pelo funcionário ao se candidatar a um emprego (de acordo com o artigo 65 do Código do Trabalho da Federação Russa):

passaportes;
um documento sobre educação, qualificações ou disponibilidade de conhecimentos especiais - ao se candidatar a um emprego que exija conhecimentos especiais ou treinamento especial;
livro de trabalho (para trabalhadores a tempo parcial - cópias do livro de trabalho);
certificado de seguro do seguro de pensão do estado;
certificados de registro junto à autoridade fiscal;
documentos de registro militar (para os responsáveis pelo serviço militar).

Ao preencher um cartão pessoal, também são usadas informações adicionais que o funcionário relata sobre si mesmo.

O formulário unificado do cartão pessoal nº T-2 consiste em quatro folhas e contém as seguintes seções:

I. "Informações gerais";
II.
Voto:

"Informações sobre registro militar";
III. "Emprego e transferências para outro emprego";
4. "Atestado";
V. "Desenvolvimento profissional";
VI. "Requalificação profissional";
VII. "Prêmios (incentivo), títulos honoríficos";
VIII. "Férias";
IX. "Benefícios sociais a que o trabalhador tem direito nos termos da lei";
X. "Informações adicionais";
XI. "A base para a rescisão do contrato de trabalho (demissão)".

Ao preencher um cartão pessoal, não é recomendável usar símbolos como dois pontos ( : ), sinal de igual ( = ), golpear ( / ), e seu uso é proibido na zona de codificação. Ao preencher o formulário, o texto dos registros (descrições) não deve entrar no campo de codificação; caso contrário, o formulário é considerado corrompido e deve ser reescrito durante o preenchimento inicial do documento.

Se não houver parte das entradas na parte descritiva dos detalhes do cartão pessoal ou as respostas às perguntas forem negativas, a parte codificada desse detalhe permanece vazia. Para garantir a possibilidade de alteração de informações sobre o funcionário, é proibido colocar travessões em linhas ou colunas vazias.

O preenchimento inicial de um cartão pessoal pode ser feito de várias maneiras (no computador, na máquina de escrever, manualmente). As entradas subsequentes são feitas à máquina de escrever ou manualmente, uma vez que o funcionário deve estar familiarizado com cada entrada contra recibo, e a cada vez é impossível reimprimir o Formulário No. T-2. Ao mesmo tempo, manter cópias eletrônicas de um cartão pessoal reduz significativamente os custos trabalhistas ao compilar vários relatórios.

Para uma contabilidade completa e abrangente do pessoal nas organizações, são utilizados cartões pessoais de funcionários. Com base neles, um arquivo de pessoal é formado. Dependendo do número de funcionários, os cartões são colocados no arquivo por ordem alfabética ou por divisões estruturais. Como formulário, é utilizado um formulário unificado nº T-2, que reflete todas as informações necessárias sobre a identidade do funcionário e sua atividade de trabalho. O formulário é composto por 4 páginas contendo blocos temáticos. A primeira e a segunda páginas contêm informações gerais sobre o funcionário e são preenchidas quando ele é contratado; o terceiro e o quarto - são preenchidos no processo de trabalho.

De acordo com o Decreto do Comitê Estatal de Estatística da Rússia de 05.01.2004 No.

Dossier pessoal do trabalhador e cartão T2 após despedimento

Nº 1, a manutenção de cartões pessoais de funcionários é obrigatória para as organizações. Essa obrigação não se aplica aos empresários, mas eles também têm o direito de conduzi-los (porque em alguns casos é até útil, por exemplo, para fins de gestão).

Preenchimento do formulário de cartão pessoal

O processo de preenchimento e manutenção dos cartões é de inteira responsabilidade do departamento de pessoal da organização. Até o momento, existem muitos programas que tornam esse processo simples e conveniente.

A legislação não estipula estritamente em que momento um cartão deve ser emitido para um funcionário. A melhor opção é imediatamente após a emissão de uma ordem de emprego para ele. Isto deve-se ao facto de a entrada na caderneta de trabalho sobre a sua admissão ter de ser simultaneamente duplicada no seu cartão pessoal.

Para a elaboração e preenchimento do cartão são utilizados os seguintes documentos: contrato de trabalho celebrado com trabalhador; A ordem de aceitação para trabalhar; O passaporte; emprego histórico; certificado de seguro do seguro de pensão do estado; para os responsáveis pelo serviço militar e para os sujeitos ao serviço militar, documentos de registo militar; documentos sobre educação, qualificações ou disponibilidade de conhecimentos especiais; informações fornecidas pelo funcionário sobre si mesmo (por exemplo, em uma autobiografia).

Em alguns casos, dependendo das especificidades do trabalho, o empregador pode solicitar ao solicitante do trabalho documentos adicionais previstos pela legislação atual da Federação Russa.

Ao preencher o formulário nº T-2, é necessário indicar os códigos, de acordo com os classificadores de toda a Rússia: informações sobre a população (OKIN), especialidades por educação (OKSO), ocupações dos trabalhadores, cargos dos funcionários e tarifa categorias (OKPDTR).

Consideremos com mais detalhes apenas alguns dos pontos do formulário unificado nº T-2, que podem suscitar dúvidas no momento do preenchimento.

Na folha de rosto, na coluna "Alfabeto", é indicada a primeira letra do sobrenome do funcionário.

Seção 1. Informações Gerais
Ponto 5. "Conhecimento de uma língua estrangeira" - são fornecidos os seguintes graus de conhecimento da língua: "Falo fluentemente", "Eu leio e posso me explicar", "Eu leio e traduzo com um dicionário".
Item 8. "Experiência de trabalho" - indica o tempo de serviço calculado com base nas entradas na carteira de trabalho.

Seção 2. Informações sobre registro militar
Quando se o funcionário for um oficial de reserva, as informações para esta seção são retiradas do ID militar:
Item 1. "Categoria da reserva" - não são feitas marcas neste parágrafo para oficiais da reserva.
Item 3. "Composição (perfil)" - o nome completo da composição (sem abreviações) é registrado de acordo com a cláusula 7 "Nome do perfil" da terceira página do bilhete militar.
Item 4. "Código completo da designação da VUS" - é registrada a designação completa do código da especialidade de registro militar, de acordo com a alínea b do "Nº da VUS" na terceira página da carteira de identidade militar).
Item 5. "Categoria de aptidão para o serviço militar" - é preenchido com base na entrada do item 15 "Informações sobre exames médicos" nas páginas 10 a 13 do RG. As categorias têm as seguintes designações de letras: A - apto para o serviço militar, B - apto para o serviço militar com pequenas restrições, C - apto limitado para o serviço militar, D - temporariamente inapto para o serviço militar. Se a categoria de validade não estiver indicada na carteira de identidade militar, a categoria "A" é colocada no parágrafo 2 da seção do cartão pessoal.
§ 7º. "Ele está registrado no exército:" (todos os dados do parágrafo são elaborados a lápis) - a linha "a" é preenchida se houver ordem de mobilização ou carimbo na emissão e retirada de ordens de mobilização ( os dados do parágrafo 16 da página 14-21 IDs militares); a linha "b" é preenchida se o funcionário estiver inscrito na organização para o período de mobilização e para o tempo de guerra (a série e o número do certificado de diferimento, o número da lista de cargos e profissões e a data em que o diferimento foi emitido pelo comissariado militar são inscritas no cartão).

Quando, se o empregado estiver sujeito a recrutamento para o serviço militar, os parágrafos 1, 3, 4 e 7 da seção 2 não são preenchidos.
Item 2. "Grau militar" - é feita uma marca "sujeito a recrutamento".
Item 5. "Categoria de aptidão para o serviço militar" - uma entrada é feita com base nos dados do "certificado de registro" do cidadão (na página 1 na seção 1 "Informações gerais" após a palavra "reconhecido") na forma de uma letra da categoria correspondente (A, B, C ou D).

O item 8 é preenchido caso o funcionário tenha atingido a idade limite para estar na reserva ou seja declarado inapto para o serviço militar por motivos de saúde. Neste caso, a coluna diz “retirado do registro militar por idade” ou “retirado do registro militar por motivos de saúde”.

Seção 3. Recrutamento, transferências para outro emprego
Todos os dados devem ser inseridos na seção com base em uma ordem (instrução) para contratação, bem como uma ordem (instrução) para transferência para outro trabalho e devem ser levados ao conhecimento do funcionário contra sua assinatura.

Seção 10 Informações Adicionais
Esta seção pode conter informações que permitem manter um registro mais completo dos funcionários (por exemplo: "possui carteira de habilitação categoria B", "grupo de deficientes II", etc.).
cartão pessoal do funcionário

Como e quando o cartão T-2 é preenchido
Quais informações devem estar contidas no cartão pessoal do funcionário

Uma amostra fixada por lei, com base na qual o cartão pessoal de um funcionário é mantido em qualquer empresa, é o formulário T-2. A partir dos documentos deste formulário, é compilado um arquivo geral da empresa. Ele pode ser classificado em ordem alfabética ou por divisões estruturais se a organização for grande o suficiente. O formulário unificado T-2 contém todos os dados sobre o funcionário e as atividades que ele desempenha. O documento é mantido em quatro páginas: as duas primeiras devem ser preenchidas quando a pessoa estiver empregada; o terceiro e o quarto são preenchidos quando ele já faz parte do quadro de funcionários da empresa.

As organizações devem manter esse arquivo. Os empreendedores individuais podem não mantê-lo, mas às vezes é aconselhável para eles também: será mais fácil manter registros e relatar às autoridades reguladoras. Gerenciado por profissionais de RH.

Como e quando o cartão T-2 é preenchido

Você pode ver como preencher esse cartão corretamente baixando uma amostra de preenchimento do formulário T-2. Você pode preencher o formulário manualmente, embora existam muitas soluções de software que automatizam o processo. É mais conveniente fazer as primeiras entradas imediatamente após a emissão da ordem de contratação de um funcionário. A entrada correspondente na pasta de trabalho é duplicada no cartão.

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Tudo sobre a emissão de um cartão pessoal f. T-2

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Para preencher o formulário T-2, você deve coletar o seguinte pacote de documentos:

carteira de identidade militar ou certificado de registro (para pessoas sujeitas ao serviço militar);
passaporte do empregado;
confirmação de qualificações e conhecimentos especiais;
A ordem de aceitação para trabalhar;
currículo ou CV (se disponível);
certificado de seguro do empregado;
emprego histórico;
contrato de trabalho.

Documentos adicionais podem ser solicitados com base nas especificidades do trabalho da organização e nos regulamentos internos.

No processo de preenchimento, os códigos são indicados de acordo com os classificadores russos:

OKATO - local de residência;
OKIN - informações sobre a população;
OKPDTR - profissões dos trabalhadores, cargos e categorias salariais;
OKSO - especialidade por educação.

Além disso, aplicam-se as seguintes regras:

O nome da organização deve ser indicado por extenso, de acordo com os documentos constituintes.
O número da folha de pagamento de um funcionário pode incluir até seis dígitos. Não muda durante todo o período de trabalho - do emprego à demissão.
A natureza do trabalho deve ser especificada - permanente ou temporária. O tipo de trabalho também é indicado - a tempo parcial ou principal.
Os dados pessoais (sobrenome, nome e patronímico) são escritos por extenso, e o gênero é indicado pela letra "M" ou "F".
A entrada do local de nascimento não deve ter mais de 100 caracteres. Nesse caso, as abreviaturas geralmente aceitas são usadas para designar os tipos de assentamentos.
A nacionalidade do funcionário é indicada sem abreviações.
Se houver problemas com a formação de um registro de educação, você poderá indicar adicionalmente o número de cursos concluídos de uma instituição de ensino, registrando que essa educação não está completa ou indicar apenas o completo que o funcionário possui atualmente. A decisão sobre isso é tomada pelo departamento de pessoal, com base na importância dos dados educacionais precisos e detalhados para a organização.

Quais informações devem estar contidas no cartão pessoal do funcionário

O formulário T-2 preenchido deve conter as seguintes informações:

A coluna "Alfabeto" na página de rosto deve conter a primeira letra do sobrenome.
A seção “Informações gerais” indica, em particular, o conhecimento de uma língua estrangeira (fluência, capacidade de ler e explicar, ler e traduzir com um dicionário) e tempo de serviço (de acordo com entradas no livro de trabalho).
A seção “Informações de Registro Militar” contém informações sobre o funcionário se ele for oficial da reserva ou estiver sujeito a alistamento (informações de uma identidade militar). São eles a categoria de reserva, composição, código de designação da especialidade de registro militar, categoria de adequação (A - apto, B - apto com pequenas restrições, C - apto limitado, D - temporariamente inapto), registro militar (preenchido com um lápis), posto militar (se um cidadão está apenas sujeito a recrutamento para o serviço militar, é feita uma inscrição apropriada). Além disso, há uma cláusula sobre a remoção do registro militar (por idade ou por motivos de saúde).
Na seção “Emprego, transferências para outro emprego”, os dados são registrados com base em qual documento o funcionário foi contratado para um novo cargo ou transferido para outro cargo (o próprio funcionário deve assinar essa informação).
A seção "Férias" contém informações sobre todas as férias que foram fornecidas a uma pessoa de acordo com as regras internas da organização.
Na seção "Informações Adicionais", qualquer informação relevante para as atividades realizadas por uma pessoa pode ser registrada. Por exemplo, pode ser uma categoria de deficiência, uma carteira de motorista e assim por diante.

Você pode baixar o formulário T-2 - cartão pessoal do funcionário - e usá-lo como modelo para a manutenção de um arquivo em sua organização.

Para esse fim, é mais conveniente usar pastas que fecham com uma válvula, pois os cartões pessoais não são recomendados para serem embainhados, as pastas não são usadas. Com base no § 1º do art. 17 da Lei Federal nº 125-FZ de 22 de outubro de 2004, cada organização é obrigada a manter um arquivo de documentos sobre o pessoal dos funcionários. Ao transferir cartões pessoais para o arquivo, é elaborada uma lista de aceitação com a atribuição de um número, que consiste no número de série da unidade (serviço de pessoal - 06), o código da letra “l / s”, indicando pertencer ao pessoal e o ano de demissão dos funcionários. Como preencher a secção "Férias" do cartão pessoal de funcionário (formulário n.º T-2) Os períodos de conservação dos cartões pessoais T-2 estão definidos na Lista de documentos arquivísticos típicos aprovados por Portaria do Ministério da Cultura do Federação Russa Nº 558 de 25 de agosto de 2010.

Prazo de validade dos cartões pessoais t-2

Atenção

A forma do cartão é unificada e estabelecida por lei pelo Decreto do Comitê Estadual de Estatística da Federação Russa nº 26, de 06.04.2001. O preenchimento de um cartão pessoal funciona sob encomenda e com a criação de um contrato de trabalho. Mesmo que um funcionário esteja empregado temporariamente ou em meio período no departamento de pessoal da empresa, juntamente com um arquivo pessoal, um cartão de funcionário também é aberto.

Um cartão pessoal é todas as informações sobre um funcionário, reunidas em um formato compactado. Inicialmente, todas as informações sobre o funcionário são inseridas no cartão, incluindo informações pessoais, fatos da biografia, educação, tempo de serviço, registro militar, número de pessoal, dados da carteira de trabalho.

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Naturalmente, você não deve espalhar os cartões pessoais de funcionários em sua área de trabalho, como se fossem folhas de outono caídas em um parque da cidade ou em uma floresta. Os cartões pessoais devem ser guardados em um armário com chave ou em um cofre. É estritamente proibido deixar cartões pessoais sem vigilância.

A regra é simples: trabalhamos com os documentos e os devolvemos “a sete chaves”. Os cartões pessoais são formados nos casos de demissão de funcionários. O funcionário pediu demissão, fechou o cartão e colocou na mala.
Dentro do estojo, os cartões pessoais são organizados em ordem alfabética. O ano acabou - a pasta “Cartões pessoais de trabalhadores demitidos para 2017” foi transferida para o arquivo. Os cartões pessoais geralmente são grampeados em volumes, embora alguns transformem cada um em sua própria capa.
É possível e assim, e assim. É impossível apenas vincular cartões pessoais em pacotes e armazená-los dessa forma. Este é um documento de longo prazo (50 anos, art.

Armazenamento de cartões pessoais

Importante

Os cartões pessoais do formulário nº T-2 são mantidos por todos os empregadores, independentemente da forma de propriedade, com exceção de um empresário individual que pode manter cartões, mas isso não é de sua responsabilidade. Este documento é preenchido para todos os colaboradores: efetivos e a tempo parcial, temporários e sazonais, com exceção dos colaboradores contratados ao abrigo do direito civil. O cartão é considerado o principal documento para contabilidade de pessoal.

Um cartão pessoal é aberto desde o momento em que o funcionário começa a trabalhar (no momento da contratação) até a sua demissão. Os cartões pessoais são documentos pessoais obrigatórios para registro de trabalho e seu pagamento, aprovados pelo Decreto nº 1. Se um funcionário perdeu uma carteira de trabalho, seus dados podem ser restaurados apenas com base em um cartão pessoal, que indica a experiência de trabalho de o empregado.

Voto:

Quero chamar a atenção do moderador para esta mensagem, porque: Uma notificação está sendo enviada ... BCH Russian Federation, Samara #28 1 de fevereiro de 2013, 16:02 Olga escreveu: Também guardo cartões T2 em LD e é muito conveniente para mim, t .to. quando você faz cópias de documentos para LD (pedidos de férias, transferências), você marca imediatamente em T2. Li muito que o T2 deveria ser armazenado separadamente, quando veio o cheque com o CO, transferi todos para uma pasta separada, mas o cheque dizia que, de acordo com os regulamentos para manter o gerenciamento de registros de pessoal na organização, o T2 pode ser armazenado no LD, após o que transferi todos os T2 de volta para o LD .

Eu apoio.

Como armazenar cartões t2 pessoais?

SHelen Federação Russa, Nizhny Novgorod #18 24 de janeiro de 2013, 21:11 Encantador! Quero chamar a atenção do moderador para esta mensagem porque: Uma notificação está sendo enviada... Se você não pode mudar o mundo, mude sua atitude em relação a ele! Stanislav Jerzy Lec. MPB Federação Russa, Samara #19 25 de janeiro de 2013, 11:46 Muito bom.

tudo está claramente declarado. Mas! Não vejo um crime que o T-2 esteja armazenado em LD, porque a vida útil desses e de outros é de 75 litros. Quero chamar a atenção de um moderador para esta mensagem porque: Uma notificação está sendo enviada...

Tenho 200 pessoas, das quais metade são trabalhadores sazonais. Eu apenas aceito e rejeito os mesmos o tempo todo. Eu também estou sentado sozinho. Eles realmente não dão um assistente. Os dados sobre os padrões da população estão em recomendações especiais. Os economistas têm esse papel - lá eles colocam 0,5-1 unidades para 200 pessoas. oficial de pessoal. Mas isso é focado especificamente no nosso campo de atuação.

Quero chamar a atenção do moderador para esta mensagem, porque: Uma notificação está sendo enviada... Tori Russian Federation #25 30 de janeiro de 2013, 5:58 AM Eu a guardei em uma estante de ferro especial, pronta para uso. Quero chamar a atenção de um moderador para esta mensagem porque: Uma notificação está sendo enviada...

Armazenamento de cartões T2 em hotel ou em arquivo pessoal

Como armazenar cartões pessoais de funcionários? Preciso arquivá-los em arquivos pessoais? Os cartões pessoais (formato T-2) são armazenados em uma matriz separada de forma livre, ou seja, não estão entrelaçados, não são arquivados em um arquivo pessoal ou em uma pasta de registro. Mas isso não significa que eles devam estar disponíveis gratuitamente - é melhor colocar esses documentos em um cofre ou armário com uma chave. Todos os cartões devem ser sistematizados por divisões estruturais, e dentro dessa sistematização - alfabeticamente.

Após a demissão do funcionário, seu cartão é retirado da matriz geral e colocado em uma pasta separada "Cartões pessoais de funcionários (formulário T-2) demitidos em 200 ... ano". No final do ano civil, os cartões de funcionários demitidos devem ser preparados para arquivamento - bainha (encadernar) em ordem alfabética. O período padrão de armazenamento de um cartão pessoal é de 75 anos após a demissão do funcionário * (1).

EU.
Em primeiro lugar, deve-se notar que o cartão pessoal T-2 é emitido para todos os funcionários com os quais um contrato de trabalho foi celebrado. Um arquivo pessoal é aberto a critério da organização e pode estar ausente (com exceção dos casos previstos na lei aplicável). O cartão pessoal T-2 é sempre mantido separado dos arquivos pessoais, tanto durante o período de trabalho do funcionário quanto após sua demissão.
Os cartões pessoais T-2 dos demitidos não são anexados aos arquivos pessoais, mas são formados em um arquivo independente (para o ano civil anterior, em ordem alfabética pelos nomes dos demitidos). No futuro, os arquivos pessoais e os cartões T-2 dos demitidos são indicados separadamente no inventário, segundo o qual os documentos são entregues ao arquivo da organização.

Como armazenar cartões de identificação de funcionários no RH? Como os cartões de identificação contêm informações pessoais sobre os funcionários, você precisa armazená-los em um cofre ou armário com chave. O livre acesso do pessoal a esses documentos deve ser excluído. Os cartões pessoais de funcionários que trabalham com a ajuda de separadores são sistematizados por divisões estruturais e dentro - em ordem alfabética.

Quero chamar a atenção de um moderador para esta mensagem porque: Uma notificação está sendo enviada...

Portanto, no parágrafo 4, coloque o código:

1 se o funcionário for cidadão da Rússia;
2 se tiver dupla cidadania e uma delas for russa;
3 se o novo empregado for cidadão de país estrangeiro;
4, se não tiver cidadania.

No parágrafo 5, você precisa indicar o grau de conhecimento de línguas estrangeiras, use os códigos:

1 se o funcionário lê e traduz usando um dicionário;
2 se ele sabe ler e falar fluentemente;
3, se ele for fluente em uma língua estrangeira.

O parágrafo 6 contém informações sobre educação e, neste caso, os códigos OKIN são usados dependendo de quando a educação foi recebida - antes ou depois de 1º de setembro de 2013. Para preencher informações sobre a profissão na seção I do formulário unificado T2, utilize o codificador OKPDTR.

É possível manter cartões pessoais nos arquivos pessoais dos funcionários?

Todos os cartões devem ser sistematizados por divisões estruturais, e dentro dessa sistematização - alfabeticamente. Depois que o funcionário é demitido, seu cartão é removido da matriz geral e colocado em uma pasta separada “Cartões pessoais de funcionários (formulário T-2) demitidos em 200 ...
ano." No final do ano civil, os cartões de funcionários demitidos devem ser preparados para arquivamento - bainha (encadernar) em ordem alfabética. O período padrão de armazenamento de um cartão pessoal é de 75 anos após a demissão do funcionário * (1). EU.

Prazo de validade dos cartões pessoais t-2

Atenção

quando você faz cópias de documentos para LD (pedidos de férias, transferências), você marca imediatamente em T2. Li muito que o T2 deveria ser armazenado separadamente, quando veio o cheque com o CO, transferi todos para uma pasta separada, mas o cheque dizia que, de acordo com os regulamentos para manter o gerenciamento de registros de pessoal na organização, o T2 pode ser armazenado no LD, após o que transferi todos os T2 de volta para o LD .

Eu apoio.

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Arquivos pessoais (declarações, cópias de pedidos e extratos deles, cópias de documentos pessoais, registros de pessoal, questionários, fichas de atestado, etc.) (1): a) dirigentes da organização; membros dos órgãos diretivos, executivos e de controle da organização; membros (deputados) de órgãos representativos da Federação Russa, súditos da Federação Russa, governos locais; funcionários com títulos estaduais e outros, prêmios, condecorações, títulos e títulos b) funcionários, incluindo funcionários públicos estaduais e municipais Cargo.** 75 s. EPC (1) Os tipos de documentos incluídos nos arquivos pessoais de determinadas categorias de funcionários estão especificados na legislação aplicável 658 Cartões pessoais de funcionários, incl.
trabalhadores temporários 75 l.

Voto:

O cartão pessoal contém os dados pessoais do empregado (data e local de nascimento, escolaridade, local de residência, etc.) e é preenchido quando ele começa a trabalhar. No decorrer da atividade laboral do funcionário, informações sobre sua nomeação para um cargo, promoções, férias, demissão são inseridas no cartão pessoal.

Informações

Falamos anteriormente sobre como preencher o cartão pessoal de um funcionário no material do link. De acordo com o parágrafo 658 da ordem do Ministério da Cultura da Rússia de 25 de agosto de 2010 nº 558, o cartão pessoal do funcionário deve ser mantido por 75 anos.

Os cartões pessoais dos funcionários são transferidos para o armazenamento de arquivo somente após a demissão deste último de uma organização específica. Assim, podemos dizer que a legislação não estabelece um procedimento específico para o armazenamento de cartões pessoais de funcionários. Portanto, você tem o direito de determinar por conta própria onde armazenar cartões pessoais de funcionários (ou seja,

Formulário t-2: cartão pessoal como fonte de informação sobre o funcionário

Em primeiro lugar, deve-se notar que o cartão pessoal T-2 é emitido para todos os funcionários com os quais um contrato de trabalho foi celebrado. Um arquivo pessoal é aberto a critério da organização e pode estar ausente (com exceção dos casos previstos na lei aplicável).
O cartão pessoal T-2 é sempre mantido separado dos arquivos pessoais, tanto durante o período de trabalho do funcionário quanto após sua demissão. Os cartões pessoais T-2 dos demitidos não são anexados aos arquivos pessoais, mas são formados em um arquivo independente (para o ano civil anterior, em ordem alfabética pelos nomes dos demitidos).

No futuro, os arquivos pessoais e os cartões T-2 dos demitidos são indicados separadamente no inventário, segundo o qual os documentos são entregues ao arquivo da organização.

Mas não houve reclamações.E eu costumava trabalhar em uma organização maior, onde eu tinha várias dessas caixas, também adicionei CARTÕES PESSOAIS DE RABOTNIKOVL-K CARTÕES PESSOAIS DE RABOTNIKOVL-T e you.dy. Quero chamar a atenção de um moderador para esta mensagem porque: Uma notificação está sendo enviada...

Malina Russian Federation #23 26 de janeiro de 2013, 15:49 Tenho sorte... mas tenho uma equipe de mais de 500 pessoas e uma rotatividade terrível... e eu sou apenas um, e eles só me deram um assistente (((mas, em geral, como descobrir quantos oficiais de pessoal contam com essa equipe quero chamar a atenção do moderador para esta mensagem, porque: Uma notificação está sendo enviada... Muito obrigado a todos os membros do fórum por sua ajuda !!! (em geral, como descobrir quantos oficiais de pessoal dependem de tal equipe? oh que pesadelo ..

O cartão pessoal t 2 é armazenado em um arquivo pessoal

Cartão pessoal
Arquivo pessoal do funcionário
Armazenamento de documentos

Pergunta Temos uma empresa metalúrgica com uma equipe de 4.000 pessoas. Todos os colaboradores possuem arquivos pessoais, que são armazenados em ordem alfabética para cada unidade estrutural.

O arquivo pessoal também inclui o cartão pessoal do funcionário (formulário T-2). Puramente tecnicamente, é tão conveniente armazenar, pois o cartão pessoal é impresso em papel comum e não em papelão.

Ao mesmo tempo, sei que é impossível incluí-los em um arquivo pessoal (embora não entenda o porquê). Quão crítica é esta situação Resposta Resposta à pergunta: A situação não é crítica. Mas ainda recomendamos manter os cartões pessoais separadamente.

Os cartões pessoais referem-se a formas unificadas de documentos de documentação contábil primária para contabilização de mão de obra e seu pagamento.

O cartão pessoal T-2 é armazenado em um arquivo pessoal ou separadamente

Mesmo que um funcionário esteja empregado temporariamente ou em meio período no departamento de pessoal da empresa, juntamente com um arquivo pessoal, um cartão de funcionário também é aberto. Um cartão pessoal é todas as informações sobre um funcionário, reunidas em um formato compactado.

Inicialmente, todas as informações sobre o funcionário são inseridas no cartão, incluindo informações pessoais, fatos da biografia, educação, tempo de serviço, registro militar, número de pessoal, dados da carteira de trabalho.

O cartão pessoal do funcionário do formulário t-2 é mantido no arquivo pessoal

Ao inserir informações sobre o tempo de serviço no parágrafo 8, deve-se notar que o conceito de "experiência de trabalho contínua" não é mais usado, portanto, nesta célula você precisará indicar a experiência total de seguro do funcionário. Ao preencher o parágrafo 10, que lista a composição da família, observe que você precisa indicar os parentes mais próximos, que incluem:

esposa ou marido;
crianças;
pais;
irmãos e meio-irmãos e irmãs;
tutores ou pessoas cuja educação o empregado foi ou é.

Seção "Informações sobre registro militar" do formulário T2 Nesta seção, se o funcionário for responsável pelo serviço militar, os dados são inseridos com base em seu documento de identificação militar ou certificado temporário emitido em vez de um documento de identificação militar, bem como um certificado emitido aos recrutas que são cidadãos da Federação Russa.

O formulário de cartão pessoal t-2 é armazenado em um arquivo pessoal ou não no arquivo

Os cartões pessoais de funcionários que trabalham com a ajuda de separadores são sistematizados por divisões estruturais e dentro - em ordem alfabética. Os cartões pessoais dos demitidos são confiscados e guardados separadamente.

Eles são organizados por ano de demissão e por dentro - também em ordem alfabética. O período de armazenamento de cartões pessoais de funcionários demitidos é de 75 anos.

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O arquivo pessoal de um funcionário é um pacote de documentos que contém informações pessoais sobre um funcionário, bem como informações relacionadas às suas atividades nesta organização.

O que regula a ordem de sua conduta

Não há indicação direta na legislação de que cada empregador deve formar um arquivo pessoal para um empregado. Portanto, a gestão das organizações tem o direito de decidir de forma independente esta questão. Mas, ao mesmo tempo, a legislação obriga a emitir um cartão pessoal do formulário T-2 para cada funcionário aceito.

Após a abolição do uso obrigatório de formulários unificados em 2013, há controvérsias sobre o uso obrigatório do cartão.

Mas, apesar da abolição dos formulários unificados, há indicações na legislação que confirmam que o empregador é obrigado a manter o cartão T-2. Em particular, de acordo com as Regras para manutenção de carteiras de trabalho, o empregador é obrigado a inserir informações sobre o trabalho no cartão pessoal do funcionário.

Vídeo - sobre a conduta de arquivos pessoais de funcionários:

Como a legislação não contém informações sobre o procedimento de manutenção do arquivo pessoal do empregado, o próprio empregador deve estabelecê-lo. Tal ordem deve ser prescrita em um ou mais documentos regulatórios locais da organização. Por exemplo, nas instruções para trabalho de escritório.

As instruções para a manutenção dos arquivos pessoais dos funcionários (LD) devem regular as seguintes questões:

quais documentos estão incluídos no LD;
quem forma o LD;
onde devem ser armazenadas pastas com dados pessoais dos funcionários.

Se não houver instruções para o trabalho de escritório, o procedimento para manter arquivos pessoais pode simplesmente ser aprovado por um pedido separado para a organização.

Se a empresa tiver um departamento de pessoal ou um oficial de pessoal, é ele quem tem a responsabilidade de formar o arquivo pessoal dos funcionários.

Um arquivo pessoal continua a ser formado durante todo o período de trabalho de uma pessoa nesta organização.

Formação do arquivo pessoal de um funcionário

Como um arquivo pessoal é um dos documentos de gerenciamento de registros de pessoal, ao elaborá-lo, é necessário aderir às seguintes regras:

todos os documentos contidos no arquivo pessoal devem ser executados de forma ordenada e devidamente afixados;
documentos que envolvam a inserção de dados neles (cartão pessoal, pedidos, etc.) não devem conter correções e erros, não podem ser rascunhos. As entradas em tais documentos podem ser feitas manualmente ou por computador;
O LD, que armazena cópias de documentos individuais do funcionário, como contrato de trabalho, deve ser guardado em local inacessível à visualização não autorizada dos documentos nele contidos.

Via de regra, todos os documentos de um arquivo pessoal são arquivados em fichário ou guardados em pasta com cordões, devendo ser organizados na sequência estabelecida pelas instruções.

O que deve estar nele

O arquivo pessoal pode incluir os seguintes documentos:

um cartão pessoal do formulário T-2, e deve ser inserido para cada funcionário, independentemente de os arquivos pessoais serem formados na empresa;
cópias de documentos pessoais que o funcionário fornece ao se candidatar a um emprego (passaporte, SNILS, TIN, diploma, identidade militar);
pedido de emprego do empregado;
uma cópia do contrato de trabalho e acordos adicionais a ele;
uma cópia da ordem de trabalho;
declarações e cópias de ordens que reflitam a movimentação de um funcionário dentro da organização (mudança de cargo, transferência, etc.);
documentos que comprovem o direito do empregado de realizar o trabalho que lhe foi atribuído (carteira de habilitação, atestados médicos);
notas sobre as penalidades e prêmios recebidos pelo funcionário;
uma cópia da ordem de demissão;
carta de demissão ou outro documento que serviu de base para a rescisão do contrato de trabalho.

Vídeo - a composição do arquivo pessoal:

Cartão pessoal de um funcionário no formulário T-2

Como mencionado acima, um cartão pessoal é um documento que deve ser elaborado para cada funcionário.

O formulário unificado T-2 é preenchido quando um funcionário é contratado e contém todas as informações necessárias:

todos os dados pessoais do funcionário;
na educação do empregado;
sobre o tempo de serviço do empregado;
sobre parentes;
sobre o local de residência;
sobre registro militar;
sobre o trabalho e suas mudanças;
informações sobre treinamento avançado ou treinamento com este empregador;
informações sobre férias de funcionários;
informações de demissão.

Ou seja, um cartão pessoal contém quase todas as informações que podem ser úteis no decorrer do trabalho para um funcionário ou departamento de contabilidade. Portanto, muitos empregadores se limitam a manter este formulário, no qual as cópias dos documentos são simplesmente anexadas. Ao mesmo tempo, sem indicar em documentos internos que é necessário formar arquivos pessoais na empresa e sem regular o procedimento para sua manutenção.

Vídeo - como preencher o cartão pessoal de um funcionário no formulário T-2:

Isso não será uma violação, pois durante a verificação eles prestam atenção apenas à presença de um cartão T-2 executado corretamente.

Armazenar

O arquivo pessoal é mantido pelo funcionário responsável que o forma e complementa. Como regra, isso é feito pelo oficial de pessoal.

Se a condução de um arquivo pessoal for regulamentada por documentos locais, seria útil indicar neles uma lista de funcionários que podem ter acesso a documentos LD. Porque devido à confidencialidade dos documentos nele contidos, não pode haver livre acesso a um arquivo pessoal.

É por isso que eles devem ser armazenados em um cofre ou em outro local inacessível.

Vídeo - cartão pessoal do funcionário T-2 - papelão ou papel:

O que fazer com os arquivos pessoais dos trabalhadores demitidos

Após a demissão do funcionário, as informações sobre os motivos do término das relações trabalhistas (uma declaração e uma cópia do pedido) são inseridas em seu arquivo pessoal, e o próprio arquivo deve ser enviado para armazenamento no arquivo da organização.

Validade

Não há períodos de retenção específicos para um arquivo pessoal, mas geralmente é enviado para armazenamento por um período de 75 anos.

É possível tirar conclusões sobre esse período de armazenamento com base nas seguintes disposições:

o cartão pessoal do funcionário deve ser mantido por 75 anos;
todos os documentos contendo informações sobre a experiência de trabalho do funcionário devem ser mantidos por 75 anos.

A ordem de transferência para o arquivo

Antes de enviar um arquivo pessoal ao arquivo para armazenamento, ele deve ser executado corretamente:

Anexe um inventário de todos os documentos que estão no arquivo pessoal, na ordem em que estão localizados. O inventário também indica o número de folhas no caso;
remova todos os documentos do fichário e grampeie, colocando o inventário na primeira página.

Depois disso, o arquivo pessoal é enviado ao arquivo para armazenamento.

Quais são as nuances

Ao formar arquivos pessoais, as seguintes nuances devem ser levadas em consideração:

devem ser mantidas para cada empregado com contrato de trabalho, independentemente do período de seu trabalho;
se o mesmo funcionário trabalha na organização em vários cargos, ou seja, ele está registrado sob um acordo de combinação interno, um arquivo pessoal é aberto para cada cargo;
se o funcionário foi demitido e, em seguida, foi contratado por essa organização novamente, o arquivo pessoal deve ser aberto novamente;
como regra, um arquivo pessoal contém cópias de documentos pessoais (em particular, um passaporte com fotografia), portanto, o responsável pelo pessoal deve necessariamente estabelecer um acordo com o funcionário sobre o processamento de dados pessoais;

Vídeo - uma forma de consentimento para o processamento de dados pessoais:

os empregados registrados sob contrato de direito civil não possuem arquivo pessoal.
o livro de trabalho não é mantido em um arquivo pessoal; um procedimento de armazenamento separado é fornecido para ele. Mas você pode incluir uma cópia dele, especialmente quando as pastas de trabalho são armazenadas em uma organização superior e os arquivos pessoais são mantidos em divisões separadas.

A legislação sobre a proteção de dados pessoais prevê punições bastante severas para violações - até responsabilidade criminal. Verifique você mesmo: há algum documento proibido para armazenamento nos arquivos pessoais de seus funcionários?

O arquivo pessoal de um funcionário pode conter apenas documentos (cópias) relacionados ao seu trabalho: candidatura a um emprego, trabalho em uma empresa, promoção, rescisão de contrato de trabalho etc.

É expressamente proibido guardar cópias do passaporte, identidade militar, carta de condução, SNILS, diploma de educação, certidão de casamento ou divórcio, mudança de apelido, certidão de nascimento. Se esses documentos forem realmente necessários para fins de trabalho, como para cálculo de benefícios, prepare-se para justificar isso em uma eventual verificação. É permitido armazenar tais documentos ou suas cópias por no máximo 30 dias.

Essas exigências não se aplicam aos servidores estaduais e municipais. Requisitos separados foram desenvolvidos para o setor público (Decreto do Presidente da Federação Russa de 30 de maio de 2005 No. 609, Lei Federal de 27 de julho de 2004 No. 79-FZ).

Para violações, é fornecida responsabilidade administrativa - uma multa (cláusula 1, artigo 5.27 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa):

para pessoas jurídicas - de 30.000 a 50.000 rublos;
para funcionários - de 1.000 a 5.000 rublos.

Resumo

O arquivo pessoal do empregado pode ser mantido na empresa a critério do empregador. Só é obrigatório manter um cartão pessoal do formulário T-2 para cada funcionário contratado. Um cartão pessoal é muitas vezes incluído no arquivo pessoal de um funcionário.

Vídeo - se não estiver em um arquivo pessoal, onde armazenar documentos em um funcionário:

Após a demissão dos funcionários, inicia-se a etapa de processamento e preparação de documentos para arquivamento. A lei fala em arquivamento obrigatório, levando em consideração o período de armazenamento dos arquivos pessoais dos funcionários demitidos. O tempo e o procedimento para processar a documentação para arquivamento de longo prazo depende da natureza das informações inseridas. A ordem do Ministério da Cultura da Federação Russa nº 558 define os prazos durante os quais as pastas com informações pessoais devem permanecer no arquivo.

Requisitos gerais para arquivamento

Os originais são uma condição prioritária para armazenar documentos em um arquivo pessoal. Opções copiadas são possíveis, mas apenas como anexos a vários pedidos: na admissão, demissão de um funcionário, bem como em seus possíveis movimentos. Existem várias regras para preparar o armazenamento a longo prazo de documentos de funcionários demitidos, que devem ser seguidas:

Armazenamento de arquivo

O tempo de retenção da documentação de pessoal não é totalmente claro.. Os arquivos pessoais dos funcionários demitidos são divididos em dois períodos de acordo com o período de retenção: antes de 2003 e pastas criadas após esse período.

A documentação para um funcionário é formada durante todo o período de relações trabalhistas com o empregador. O arquivo pessoal pode incluir os seguintes documentos:

No departamento de pessoal, a pasta é armazenada como um documento de produção de pessoal. Após a demissão de um funcionário, o caso permanece à disposição da empresa até o final do ano de referência. Nos próximos três anos, os documentos passam por processamento técnico, após o que são passíveis de transferência para armazenamento de longo prazo de acordo com o inventário de relatório no arquivo.

Quantos anos os arquivos pessoais dos funcionários são mantidos após a demissão depende da natureza das informações coletadas. De acordo com a Lei Federal nº 125 de 2004, todos os arquivos devem ser arquivados por um período de 75 anos. Os arquivos pessoais dos funcionários demitidos após 1º de janeiro de 2003 são mantidos por 50 anos.

Contrato de trabalho

Um contrato de relação de trabalho entre um empregado e um empregador é definido como um contrato de trabalho. Ele contém os direitos e obrigações mútuos das partes. Um documento bem escrito é a proteção de ambas as partes de possíveis desacordos legais indesejados.

Após a demissão de funcionários, os casos com contratos de trabalho arquivados permanecem até o final do ano civil no escritório da organização. Dentro de 1-3 anos eles são processados e só então transferidos para o arquivo.

A duração dos contratos de trabalho dos empregados demitidos será determinada pela data de assinatura do contrato. Ao assinar o pedido até 2003 - 75 anos, após 2003 - 50 anos.

Cartão de funcionário

Ao contratar para uma pessoa, um formulário de amostra T-2 é obrigatório. Para os funcionários que ocupam cargos públicos, é emitido um cartão na forma de T-2GS.

Esse documento é preenchido pelo departamento de pessoal apenas à mão.. As inscrições devem estar livres de borrões, erros, claras e sem abreviações. Tal papel é iniciado, via de regra, em um único exemplar. Ele será armazenado em um armário de arquivo especial.

Os cartões de amostra T-2 são documentos com longa vida útil. Qualquer informação neles é inserida com base em documentos originais. A entrada final será feita no dia em que o funcionário for obrigado a sair.

Os cartões pessoais de funcionários demitidos são formados em uma pasta separada com firmware obrigatório, data, numeração e em ordem alfabética. Para posterior armazenamento ao longo do tempo, eles são transferidos para os arquivos municipais da cidade. Por quanto tempo o cartão pessoal de um funcionário aposentado é mantido - de acordo com a lei, 75 anos. E o primeiro dia será considerado a data da demissão.

Arquivo pessoal de um funcionário do Ministério da Administração Interna

O Ministério de Assuntos Internos da Rússia estabelece regulamentos para o armazenamento de documentos de funcionários demitidos. Se você precisar descobrir agora onde estão armazenados os arquivos pessoais dos funcionários demitidos do Ministério da Administração Interna, é fácil navegar. De acordo com o despacho nº 345 de 09/05/1995, para os primeiros anos, os processos serão localizados no local de serviço dos oficiais. Para posterior manutenção, são transferidos para os arquivos do Alto Comando das Tropas Internas.

A regulamentação legal dos termos de armazenamento dos casos formados de funcionários já demitidos no arquivo da organização é regulamentada por um documento que foi aprovado pelo Arquivo Federal em 2000. Além disso, não se esqueça de que pastas pessoais com diferentes períodos de retenção não são agrupadas em um documento comum.